Llawlyfr adolygiad sefydliadol: Cymru

Cyflwyniad

Cefndir

1 Cenhadaeth yr Asiantaeth Sicrhau Ansawdd (yr Asiantaeth) yw diogelu diddordeb y cyhoedd mewn cymwysterau addysg uwch o safon gref ac annog gwelliant parhaol yn y rheolaeth ar ansawdd addysg uwch. I’r perwyl yma, mae’r Asiantaeth yn gwneud adolygiadau ac archwiliadau o berfformiad academaidd sefydliadau. Mae’r Llawlyfr yma’n disgrifio dull a threfnau’r Asiantaeth ar gyfer gwneud adolygiadau o sefydliadau addysg uwch (SAU) yng Nghymru. Mae’r trefniadau ar gyfer archwilio ac adolygu sefydliadau yn Lloegr, Gogledd Iwerddon a’r Alban i’w cael mewn dogfennau ar wahân.

2 Datblygwyd y broses adolygiad sefydliadol sydd wedi ei disgrifio yn y Llawlyfr yma gan yr Asiantaeth mewn partneriaeth â Chyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (CCAUC). Ar gyfer SAU Cymru, mae’n cymryd lle’r prosesau blaenorol o archwiliad parhad ar lefel sefydliadol, a wnaethpwyd gan yr Asiantaeth ar gais Universities UK a Chynhadledd Sefydlog y Penaethiaid, ac asesiadau a gweithgareddau sy’n gysylltiedig ag ansawdd a safonau darpariaeth ar lefel y pynciau. Gwnaethpwyd y cyntaf gan CCAUC a’r ail gan yr Asiantaeth ar ran CCAUC fel rhan o gyfrifoldeb statudol CCAUC am asesu ansawdd yr addysg mae’n ei chyllido.

3 Mae adolygiad sefydliadol yn broses wedi ei seilio ar dystiolaeth a weithredir drwy adolygiad cymheiriaid. Mae’n rhan o fframwaith safonau a sicrhau ansawdd ehangach yng Nghymru, a ddatblygwyd gan Weithgor Ansawdd CCAUC, sy’n cynnwys cynrychiolwyr o bob rhan o’r sector addysg uwch yng Nghymru. Datblygwyd y fframwaith yng nghyd-destun asesiadau blaenorol o ansawdd y ddarpariaeth bynciol yng Nghymru, oedd wedi canfod bod y ddarpariaeth i gyd naill ai’n foddhaol neu’n well, a bod mwy na thrydydd rhan ohoni’n rhagorol. Mae pob archwiliad ar lefel pwnc wedi canfod rhesymau i deimlo’n hyderus yn safonau academaidd y pynciau a adolygwyd, ac wedi barnu bod ansawdd profiad dysgu’r myfyrwyr naill ai’n glodwiw neu’n dderbyniol. Mae’r canlyniadau yma’n darparu’r sail ar gyfer dull o ddelio gyda sicrhau ansawdd allanol sydd wedi’i fwriadu i sicrhau bod safonau ac ansawdd da’n parhau ac yn caniatáu ar gyfer gweithredu cyflym i ddelio gydag unrhyw wendidau a ganfyddir.

4 Yn y Llawlyfr yma, defnyddir y gair disgyblaeth i ddisgrifio meysydd o astudiaeth academaidd diffiniedig a defnyddir y gair rhaglen i ddisgrifio’r amrediad llawn o fodwlau, opsiynau a chyfleoedd dysgu strwythuredig eraill, astudiaeth ymchwil unigol, a chefnogaeth berthnasol i ddysgwyr, sydd, gyda’i gilydd, yn creu llwybr sy’n arwain at ddyfarniad. I osgoi cymysgu hyn gyda phroses adolygu pynciau’r Asiantaeth, mae’r defnydd a wnawn o’r gair pwnc wedi ei gyfyngu i gyfeiriadau at y 42 grwp o bynciau a ddefnyddir gan yr Asiantaeth mewn perthynas ag adolygiad pwnc a’r datganiadau meincnodau pwnc sydd wedi eu datblygu gan gymunedau academaidd dan nawdd yr Asiantaeth.

Pwrpas, egwyddorion craidd a gofynion

5 Pwrpas adolygiad sefydliadol yw bodloni diddordeb y cyhoedd drwy sicrhau bod sefydliadau yng Nghymru yn darparu cymwysterau a dyfarniadau addysg uwch o ansawdd dderbyniol ac i safon academaidd briodol. Mae adolygiad sefydliadol yn delio gyda’r cyfrifoldeb mwyaf am reoli ansawdd y ddarpariaeth a safonau academaidd dyfarniadau sy’n gorffwys gyda sefydliad yn ei gyfanrwydd. Mae’n ymwneud, yn arbennig, gyda’r ffordd mae sefydliad yn ymarfer ei bwerau i roi graddau a/neu ddyfarniadau eraill yn ei enw ei hun neu yn enw corff dyfarnu.

6 Mae adolygiad sefydliadol wedi ei seilio ar nifer o egwyddorion craidd. Mae’r broses yn ceisio:

darparu sicrhad cadarn o effeithioldeb mecanweithiau safonau a sicrhau ansawdd sy’n rhan annatod o sefydliadau Addysg Uwch yng Nghymru;
sicrhau bod data manwl gywir ac amserol a gwybodaeth ddibynadwy am ansawdd y cyfleoedd dysgu a safonau academaidd drwy Gymru ar gael i amrediad eang o grwpiau o fudd-ddeiliaid;
darparu datganiadau eglur a thystiolaeth o weithgareddau gwella a hybu ansawdd parhaus sydd ar waith yn sefydliadau Addysg Uwch Cymru;
darparu proses effeithiol a chost-effeithlon i CCAUC ei gweithredu ac i sefydliadau weithio oddi mewn iddi.

7 I gefnogi’r egwyddorion yma, mae’r broses yn dibynnu ar:

ymrwymiad parhaus gan sefydliadau i elfen allanol mewn mecanweithiau sicrhau ansawdd, wedi ei amlygu gan eu cyfranogaeth mewn arholi allanol, asesiad, cynllunio cwricwlwm, dilysu cyrsiau a rhaglenni, prosesau adborth a threfnau cwyno myfyrwyr;
berchnogaeth o ansawdd a safonau sy’n bodoli mewn sefydliadau sy’n cydnabod bod rhaid i’r rhain fod yn eang, yn arbennig yng nghyd-destun hybu gwelliant a hyrwyddo ansawdd drwy’r sector i gyd;
pwyslais ar ‘gymesuredd’- y dylai ymyriad fod yn gymesur i risg, ond gan gydnabod, pan fo problemau wedi eu canfod, bod CCAUC yn gweithredu’n gryf;
beirniadaethau sy’n gymharol gyda gwledydd eraill Prydain, er nad oes rhaid i hyn fod wedi ei seilio ar drefnau a phrosesau sydd yn union yr un fath;
cydnabyddiaeth o gyd-destun sicrhad ansawdd yng Nghymru yn cynnwys, yn arbennig, ofynion Llywodraeth Cynulliad Cymru.

8 Mae’r adolygiad sefydliadol yn berthnasol i’r holl ddarpariaeth addysg uwch yng Nghymru.

Y gylchred adolygu

9 Bydd yr adolygiadau’n digwydd mewn cylchredau o chwe blynedd yn cychwyn yn ystod y flwyddyn academaidd 2003-04. Dair blynedd ar ôl pob adolygiad, bydd gofyn i’r sefydliad perthnasol gyflwyno adroddiad i’r Asiantaeth yn rhoi sylwadau am ei ddatblygiad yn y cyfnod ers yr adolygiad ac am ddatblygiadau perthnasol eraill, a bydd yn derbyn ymweliad byr gan yr Asiantaeth i drafod y materion yma (gwelwch Atodiad I). Bydd gofyn i’r sefydliadau sydd ag adolygiadau yn hanner olaf y gylchred chwe blynedd gyntaf (hy yn 2006-07, 2007-08 neu 2008-09) gyflwyno adroddiad hefyd, dair blynedd cyn yr adolygiad, ar y datblygiad a wnaed mewn delio gyda chanfyddiadau adroddiadau archwilio a gweithredu blaenorol gan yr Asiantaeth.

10 Mae’r broses adolygiad sefydliadol yn cynnwys ystyried agwedd pob sefydliad tuag at y gofynion am wybodaeth sydd wedi eu datblygu gan y Gweithgor Ansawdd CCAUC fel rhan o fframwaith safonau a sicrhau ansawdd Cymru (gwelwch Atodiad D). Disgwylir i sefydliadau yng Nghymru ateb y gofynion am wybodaeth sydd wedi eu disgrifio yn Atodiad D erbyn diwedd blwyddyn calendr 2004, yn dibynnu ar ddatblygiadau mewn rhannau eraill o Brydain. Mae’r Asiantaeth yn ymwybodol na fydd setiau cyflawn o wybodaeth ar gael i’w ystyried efallai gan y sefydliadau yr ymwelwyd â hwy yn fuan yn y gylchred adolygu, a bydd yn darparu cyngor i dimau adolygu fel y bo’n briodol.

Safonau proses ac egwyddorion gweithrediadol yr Asiantaeth

11 Mae’r broses o adolygu sefydliadol yn gofyn graddfa uchel o onestrwydd, didwylledd ac ymddiriedaeth yn y bartneriaeth rhwng yr Asiantaeth a phob SAU. Er mwyn sicrhau bod y broses yn gryf, yn ddiduedd ac yn haeddu’r ymddiriedaeth honno, mae gwaith yr Asiantaeth wedi ei danategu gan gyfres o egwyddorion cyffredinol ac wedi mabwysiadu safonau proses eglur. Mae mwy o fanylion yn Atodiad J.

12 Gweithredir adolygiadau yn unol â thelerau Cynllun Iaith Gymraeg cymeradwy’r Asiantaeth (y Cynllun). Mae manylion llawn y rhain wedi eu cyhoeddi ar wefan yr Asiantaeth (www.qaa.ac.uk) ac mae telerau penodol y Cynllun sy’n berthnasol i’r broses adolygiad sefydliadol i’w cael yn Atodiad K.

Crynodeb o’r broses adolygiad sefydliadol

Cwmpas

13 Mae adolygiadau sefydliadol yn archwilio dau brif faes:

y dulliau a ddefnyddir gan sefydliad i sicrhau ansawdd ei rhaglenni a safonau academaidd ei dyfarniadau, ac effeithioldeb ei mecanweithiau a strwythurau sicrhau ansawdd mewnol. Mae hyn yn darparu gwybodaeth gyhoeddus am gryfder sefydliad fel corff darparu cymwysterau addysg uwch o safon genedlaethol a rhyngwladol;
cywirdeb, cyfanrwydd a dibynadwyedd yr wybodaeth mae sefydliad yn ei chyhoeddi am ansawdd ei raglenni a safonau academaidd ei ddyfarniadau. Mae hyn yn darparu gwybodaeth ynglyn â faint y gellir ymddiried yn y disgrifiadau sydd wedi eu cyhoeddi gan y sefydliad ei hun o ansawdd a safonau ei ddarpariaeth; mae hefyd yn gwneud y disgrifiad hwnnw’n fwy defnyddiol i fyfyrwyr a phartïon eraill sydd â diddordeb.

14 Wrth archwilio’r meysydd yma, mae timau adolygu’n rhoi ystyriaeth i:

yr wybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus am ansawdd rhaglenni a safonau dyfarniadau;
adolygiad mewnol o’r ddarpariaeth academaidd, a’u canlyniadau;
y ffyrdd mae’r sefydliad yn monitro ei ddarpariaeth drwy ddefnyddio gwerthusiad allanol;
y defnydd a wneir o bwyntiau cyfeirio allanol, yn cynnwys Côd Ymarfer yr Asiantaeth ar gyfer sicrhau safonau ac ansawdd academaidd mewn addysg uwch (y Côd Ymarfer), Y fframwaith ar gyfer cymwysterau addysg uwch yng Nghymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon (y FHEQ), Datganiadau meincnodau pwnc, a Fframwaith Credydau a Chymwysterau Cymru;
datblygiad a defnydd o fanylebau rhaglen;
y ffyrdd y mae’r safonau academaidd a ddisgwylir gan fyfyrwyr wedi eu hesbonio yn y manylebau rhaglen;
rofiad myfyrwyr fel dysgwyr;
yfranogaeth myfyrwyr yn y broses o werthuso ac adolygu rhaglenni;
refnau cwyno myfyrwyr ac apeliadau academaidd;
y ffordd y mae ansawdd y staff dysgu wedi ei sicrhau, yn cynnwys meini prawf penodi a’r ffyrdd y gwerthusir, y gwellir ac y gwobrwyir effeithioldeb dysgu.

15 Fel rhan o’r broses, mae timau adolygu’n ystyried y ffyrdd y mae mecanweithiau a strwythurau ansawdd sefydliad yn gweithredu’n ymarferol. Mae’r timau’n gwneud y dasg yma drwy ddewis amrediad o lwybrau thematig i’w dilyn yn ystod yr ymweliad adolygu. Mae’r llwybrau’n ymwneud â phrofi pa mor dda mae trefnau sefydliadol yn gweithio a pha mor effeithiol ydyn nhw’n ymarferol.

Darpariaeth gydweithrediadol

16 Mae’r broses adolygu’n berthnasol i bob darpariaeth addysg uwch yng Nghymru. Mae’n cynnwys rhaglenni addysg uwch sydd wedi eu darparu gan sefydliadau addysg uwch (SAU). Asesir darpariaeth o’r fath drwy’r sefydliad partner AU priodol a, lle bo’n berthnasol, gofynnir i gynrychiolwyr o SAU partner gymryd rhan mewn adolygiadau. Fodd bynnag, pan fo darpariaeth gydweithrediadol sefydliad yn rhy fawr neu gymhleth i wneud archwiliad dibynadwy, nid yw wedi ei gynnwys yn yr adolygiad. Yn lle hynny, mae’r Asiantaeth yn gwneud archwiliad gydweithrediadol ar wahân, gan ddefnyddio proses ar wahân, o’r ffordd y rheolir y ddarpariaeth gan y sefydliad perthnasol. Mae’r Asiantaeth hefyd yn disgwyl parhau gyda’i raglen o archwiliadau o bartneriaethau penodol rhwng sefydliadau Prydeinig a darparwyr tramor.

17 Mae adolygiadau o sefydliadau sy’n aelodau o, neu sydd â math arall o berthynas gyda, Phrifysgol ffederal Cymru yn cynnwys ystyriaeth o’r rhyngweithiad gyda Phrifysgol Cymru, yn arbennig mewn perthynas â mecanweithiau a strwythurau sicrhau ansawdd, a safonau academaidd. Mae’r gylchred adolygu hefyd yn cynnwys adolygiad o Brifysgol Cymru yn ei rhinwedd ei hun, fel corff ar wahân.

Gwybodaeth a thystiolaeth

18 I’w galluogi nhw i ffurfio eu beirniadaethau, mae amrywiaeth o ffynonellau gwybodaeth am sefydliad ar gael i dimau adolygu, yn cynnwys:

yr wybodaeth sy’n ofynnol fel rhan o fframwaith safonau a sicrhau ansawdd Cymru. Mae’r Asiantaeth yn ymwybodol nad oes gan sefydliadau dderbyniodd ymweliadau yn fuan yn y gylchred adolygiad efallai setiau cyflawn o wybodaeth i’w hystyried, ac y byddent yn darparu cyngor i’r timau adolygu fel sy’n briodol;
dogfen hunan-werthusiad (DHW);
yr adroddiad datblygiad ar bwynt canol y gylchred a gynhyrchir gan y sefydliad;
gwybodaeth a gyflwynwyd gan gynrychiolwyr myfyrwyr y sefydliad;
adroddiadau am y sefydliad gan yr Asiantaeth a chyrff perthnasol eraill o fewn y chwe blynedd cyn yr adolygiad, yn cynnwys adroddiad byr yr Asiantaeth am adolygiad canol y gylchred;
gwybodaeth (ysgrifenedig neu lafar) a dderbyniwyd yn ystod ac ar ôl yr ymweliad briffio ac yn ystod yr ymweliad adolygu. Mae hyn yn debygol o gynnwys gwybodaeth gyd-destunol sy’n berthnasol i’r setiau gwybodaeth, e.e. papurau pwyllgor.

19 Yn 2002 bu’r Asiantaeth wrthi’n gwneud nifer o weithgareddau lefel pwnc mewn Sefydliadau Addysg Uwch yng Nghymru. Ni chyhoeddwyd adroddiadau’r gweithgareddau yma ac maen nhw’n parhau’n gyfrinachol i CCAUC a’r SAU perthnasol. O ganlyniad, mae’r Asiantaeth yn sicrhau gwybodaeth i dimau adolygu am y gweithgareddau sydd wedi eu cwblhau ond nid yw’n darparu’r adroddiadau eu hunain i’r timau. Fodd bynnag, mae’n annog sefydliadau’n gryf i sicrhau bod yr adroddiadau ar gael i’r timau, i ddarparu darlun mor llawn ag sy’n bosib o weithrediad a chanfyddiadau adolygu allanol yn y cyfnod cyn yr adolygiad sefydliadol.

Beirniadaethau ac adroddiadau

20 O ganlyniad i bob adolygiad sefydliadol mae’r Asiantaeth yn cyhoeddi adroddiad. Mae’r adroddiad yn nodi beirniadaethau’r tîm adolygu am:

faint o hyder y gellir ei roi yn rhesymol yng nghadernid rheolaeth bresennol y sefydliad a hwnnw sy’n debygol o fodoli yn y dyfodol ar ansawdd ei rhaglenni a safon academaidd ei dyfarniadau. Mae’r feirniadaeth yma’n un o dair lefel o hyder, sef ‘hyder’, ‘hyder cyfyngedig’ neu ‘ddim hyder’; a
pa mor ddibynadwy yw cywirdeb, gonestrwydd, cyfanrwydd a didwylledd yr wybodaeth mae sefydliad yn ei chyhoeddi am ansawdd ei raglenni a safonau ei ddyfarniadau.

21 Wrth wneud y beirniadaethau yma, mae timau adolygu’n rhoi sylw arbennig i ddisgwyliadau’r Asiantaeth mewn dau faes allweddol. Y disgwyliad cyntaf yw bod sefydliadau’n gwneud defnydd cryf a thrwyadl o arholwyr allanol annibynnol mewn trefnau asesu cyfansymiol. Yr ail yw eu bod yn gwneud defnydd tebyg o bobl annibynnol allanol yn ystod adolygiad cyfnodol mewnol disgyblaethau neu raglenni. Ni all y timau basio beirniadaeth o hyder mewn sefydliad os yw unrhyw un o’r elfennau yma’n ddifrifol ddiffygiol.

22 Mae adroddiadau adolygiad sefydliadol hefyd yn darparu sylwadau am faterion eraill, yn cynnwys nodweddion, cryfderau a chyfyngiadau dulliau sicrhau ansawdd mewnol y sefydliad. Mae’r adroddiadau’n amlygu nodweddion o ymarfer da ac yn gwneud argymhellion sydd i’w hystyried ymhellach gan y sefydliad.

Myfyrwyr

23 Mae myfyrwyr yn ganolog ym mhrif dopigau’r adolygiad ac yn y broses adolygu ei hun. Mae’r timau adolygu’n edrych yn fanwl ar amrediad o faterion sy’n uniongyrchol berthnasol i fyfyrwyr, yn cynnwys cywirdeb yr wybodaeth a ddarperir ar eu cyfer, y ffordd y mae eu haddysgu wedi ei hybu a’i chefnogi, y ffordd y gallant roi adborth ar ansawdd y ddarpariaeth, y ffordd y gallant wneud cwyn neu apêl academaidd, a’u cyfranogaeth mewn adolygiadau mewnol. Ymhob adolygiad, gwahoddir myfyrwyr i gymryd rhan yng nghamau allweddol y broses. Mae cyfle i’w corff cynrychioli – Undeb y Myfyrwyr fel arfer, neu gorff cyfatebol – gymryd rhan yn y cyfarfod cychwynnol rhwng yr Asiantaeth a’r sefydliad ac fe allai wneud cyflwyniad ysgrifenedig i’r tîm cyn yr ymweliad adolygu. Gwahoddir swyddogion y corff cynrychiadol a myfyrwyr eraill i gymryd rhan mewn cyfarfodydd penodol yn ystod yr ymweliadau briffio ac adolygu, a chânt gyfle i sicrhau bod y tîm yn ymwybodol o faterion sydd o ddiddordeb neu bryder blaenllaw iddyn nhw. Mae mwy o wybodaeth am gyfranogaeth myfyrwyr yn Atodiad C.

Personél adolygu

24 Mae timau adolygu’n cynnwys tri adolygwr ac ysgrifennydd adolygu, y mae gan bob un ohonynt arbenigedd a phrofiad diweddar sy’n berthnasol i’w swyddogaethau. Yr Asiantaeth sy’n dewis adolygwyr ac ysgrifenwyr adolygu, o enwebiadau a wneir gan y sefydliadau fel arfer, ar sail meini prawf dewis sydd wedi eu cyhoeddi. Disgwylir i bob tîm gynnwys o leiaf un aelod sydd â phrofiad sylweddol o’r sector addysg uwch yng Nghymru, ac o leiaf un aelod o SAU yn Lloegr, yr Alban neu Ogledd Iwerddon.

25 Darperir hyfforddiant i holl aelodau’r timau adolygu er mwyn sicrhau eu bod nhw’n gyfarwydd â phwrpas, egwyddorion craidd a gofynion y broses adolygu, a’u swyddogaethau a’u tasgau eu hunain oddi mewn iddi. Mae’r hyfforddiant yn cynnwys darparu gwybodaeth benodol am gyd-destun addysg uwch yng Nghymru a swyddogaeth Prifysgol ffederal Cymru. Mae mwy o wybodaeth am drefniadau’r Asiantaeth ar gyfer dewis a hyfforddi timau adolygu i’w gael yn Atodiad E.

26 Gwahoddir sefydliadau i enwebu hyrwyddwr sefydliadol i gyfathrebu rhwng y tîm adolygu a’r sefydliad ac i ddarparu cyngor ac arweiniad i’r tîm am strwythurau polisïau, blaenoriaethau a threfnau sefydliadol. Mae mwy o fanylion am swyddogaeth yr hyrwyddwr yn Atodiad F.

27 Cydlynir pob adolygiad gan gyfarwyddwr cynorthwyol yr Asiantaeth. Yn y cyfnod cyn yr ymweliad adolygu, mae’r cyfarwyddwr cynorthwyol yn rhoi cyngor i’r sefydliad am ei baratoadau ar gyfer yr adolygiad. Mae o/hi yn dod gyda’r tîm yn ystod yr ymweliad briffio ac am ran o’r ymweliad adolygu, gan ddarparu cyngor fel y bo’n briodol. Cyfrifoldeb y cyfarwyddwr cynorthwyol yw hi i brofi bod canfyddiadau’r tîm wedi eu cefnogi gan dystiolaeth ddigonol ac adnabyddadwy, a bod adroddiad yr adolygiad yn darparu gwybodaeth mewn ffurf cryno a hawdd cael gafael arno.

Sut mae’r broses yn gweithio

Paratoi

28 Mae amlinelliad o’r adolygiad sefydliadol yn Atodiad A. Mae cyfarfod cychwynnol rhwng y sefydliad a’r Asiantaeth yn digwydd tua naw mis cyn yr ymweliad adolygu. Pwrpas y cyfarfod yw egluro cwmpas yr adolygiad; trafod y cydymweithio rhwng y sefydliad, yr Asiantaeth a’r tîm adolygu; sicrhau y bydd y DHW yn cyfateb yn dda â’r broses adolygu; a thrafod pa wybodaeth sy’n angenrheidiol. Mae’r cyfarfod hefyd yn cynnwys cyfle i gynnal trafodaeth rhwng yr Asiantaeth a swyddogion corff cynrychiadol y myfyrwyr am gyfraniad y myfyrwyr i’r adolygiad. Wedi hynny, nes bydd y DHW wedi ei chyflwyno, mae’r Asiantaeth yn cynnig cyngor ac arweiniad ychwanegol am y broses ar gais y sefydliad.

29 Yr Asiantaeth sy’n penodi’r tîm adolygu, a hynny heb fod yn hwyrach na 12 wythnos cyn yr ymweliad adolygu. Hysbysir y sefydliad am enwau aelodau’r tîm gynted ag y bydd yr aelodaeth llawn wedi ei gadarnhau.

Dogfennaeth

30 Mae gofyn i’r sefydliad gyflwyno ei ddogfennaeth gychwynnol ar gyfer yr adolygiad heb fod yn hwyrach na 12 wythnos cyn yr ymweliad adolygu. Mae’r ddogfennaeth gychwynnol yn cynnwys y DHW a dogfennau eraill y mae’r sefydliad eisiau eu darparu ar gyfer y tîm adolygu cyn yr ymweliad briffio. Os bydd cynrychiolwyr y myfyrwyr o fewn y sefydliad eisiau gwneud cyflwyniad ysgrifenedig ar wahân i’r tîm, mae’n anfon hwn i’r Asiantaeth ar y cam yma hefyd. Mae arweiniad am baratoi’r DHW a chyflwyniad y myfyrwyr i’w cael yn Atodiadau B ac C. Pan fydd yn eu derbyn, bydd yr Asiantaeth yn cyflwyno’r dogfennau a gyflwynwyd gan y sefydliad a’i fyfyrwyr i’r tîm.

Yr ymweliad briffio

31 Mae dau ran i’r ymweliad yma i’r sefydliad. Cynhelir y rhan gyntaf, yr ymweliad briffio, tua phum wythnos cyn yr ymweliad adolygu. Mae’n para am dri diwrnod, ac mae dau o’r dyddiau yma wedi eu treulio yn y sefydliad. Pwrpasau’r ymweliad briffio yw caniatáu i’r tîm adolygu gasglu unrhyw wybodaeth ychwanegol (ysgrifenedig neu lafar) y mae ei hangen i egluro’r hyn y mae wedi ei dderbyn yn barod; ystyried ei llinellau ymholiad manwl ar gyfer yr ymweliad adolygu, yn cynnwys llwybrau thematig (edrychwch isod, paragraffau 37-38); cynnig rhaglen ar gyfer yr ymweliad hwnnw; a neilltuo cyfrifoldebau arbennig i aelodau tîm unigol. Mae’r cyfarwyddwr cynorthwyol yn cadw cwmni i’r tîm drwy gydol yr ymweliad.

32 Mae’r ymweliad briffio wedi ei ganolbwyntio ar lefel rheolaeth sefydliadol.. Mae ganddo strwythur safonol ac mae’n cynnwys cyfarfodydd gyda chynrychiolwyr o staff y sefydliad (Y rheini sy’n gweithio mewn rheoli ansawdd ar lefel uwch fel arfer) a’i fyfyrwyr. Mae’r cyfarfodydd gyda staff yn rhoi’r cyfle i’r sefydliad roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r tîm adolygu am ddatblygiadau a newidiadau yn y sefydliad ers y cyflwynwyd y ddogfen hunan-werthusiad. Mae’r cyfarfod gyda’r myfyrwyr yn rhoi’r cyfle i gynrychiolwyr y myfyrwyr gynnig eu safbwynt nhw ar y DHW, a chyfle pellach i dynnu sylw’r tîm at faterion sydd o ddiddordeb i’r myfyrwyr.

33 Yn dilyn yr ymweliad briffio, mae’r cyfarwyddwr cynorthwyol yn ysgrifennu at y sefydliad i gadarnhau’r rhaglen ar gyfer yr ymweliad adolygu (yn cynnwys y llwybrau thematig i’w dilyn) a’r ddogfennaeth eglurhaol y byddai’r tîm adolygu eisiau sicrhau ei bod ar gael cyn, neu ar ddechrau, yr ymweliad. Mae’r ddogfennaeth wedi ei chyfyngu i’r hyn sy’n angenrheidiol yn unig i sicrhau gwybodaeth ar gyfer ymholiadau arfaethedig y tîm.Yr ymweliad adolygu.

34 Ar gyfer y mwyafrif o sefydliadau, mae’r ymweliad adolygu’n ymestyn dros bum diwrnod gwaith, o Ddydd Llun hyd Ddydd Gwener. Y tîm adolygu sy’n penderfynu’r rhaglen fanwl ar gyfer pob ymweliad, wedi’i seilio o amgylch cyfarfodydd gyda staff a myfyrwyr. Mae’r mwyafrif o ymweliadau’n cynnwys:

cyfleoedd i’r tîm ddarllen y ddogfennaeth a ddarperir i gefnogi’r adolygiad, yn cynnwys adroddiadau arholwyr allanol, dogfennaeth sy’n berthnasol i adolygiadau mewnol, ac adroddiadau gan gyrff proffesiynol, statudol a rheoliadol;
trafodaethau gyda staff a myfyrwyr y sefydliad a, lle bo’n briodol, ei sefydliadau partner cydweithiol;
dilyn y llwybrau thematig a ddetholwyd;
yn ystod y camau cau, cyfarfod gyda staff uwch i drafod agweddau o’r adolygiad, ac unrhyw faterion sydd heb dderbyn sylw neu sydd angen eu hegluro ymhellach;

ac archwilio:

agwedd y sefydliad at sicrhau ansawdd;
y berthynas rhwng trefnau sefydliadol a’u gweithrediad ar lefel rhaglenni, disgyblaeth neu adran academaidd, gan roi sylw arbennig i effeithioldeb adolygiadau mewnol o raglenni a dyfarniadau;
lle bo’n briodol, cydweithiad y sefydliad gyda Phrifysgol Cymru, yn arbennig mewn perthynas â mecanweithiau a strwythurau sicrhau ansawdd, a safonau academaidd;
lle bo’n addas, swyddogaeth sefydliadau partner cydweithiol mewn prosesau sicrhau ansawdd;
y ffordd y mae’r sefydliad yn defnyddio’r FHEQ, y Côd Ymarfer, Datganiadau meincnod pynciau a Fframwaith Credydau a Chymwysterau Cymru;
trefnau ar gyfer cwynion ac apeliadau academaidd myfyrwyr, gyda chyfeiriad arbennig at yr adran berthnasol yn y Côd Ymarfer;
cywirdeb, cyfanrwydd a dibynadwyedd yr wybodaeth a gyhoeddir ar gyfer y myfyrwyr, darpar-fyfyrwyr ac eraill;
gwneud y gorau o’r ffordd y cefnogir y myfyrwyr a’u cyfleoedd i ddysgu;
y ffordd y sicrheir ansawdd y staff dysgu, yn cynnwys meini prawf penodiad, a dulliau gwerthuso, gwella a gwobrwyo effeithioldeb y dysgu.

35 Ar ddiwrnod olaf yr ymweliad adolygu, mae’r tîm adolygu’n ystyried ei gasgliadau cyffredinol. Mae’n ffurfio ei feirniadaeth, yn canfod nodweddion o ymarfer da, ac yn cytuno ar ei argymhellion. Mae’r cyfarwyddwr cynorthwyol yn ymuno â’r tîm ar gyfer y rhan derfynol yma o’r broses.

36 Nid oes adroddiad llafar i’r sefydliad ar ddiwedd yr ymweliad, ond anfonir llythyr at bennaeth y sefydliad o fewn pythefnos, yn amlinellu prif ganfyddiadau’r adolygiad a’r argymhellion tebygol yn yr adroddiad drafft.

Dewis llwybrau thematig

37 Mae’r tîm adolygu’n dewis y llwybrau thematig yn ystod yr ymweliad briffio ac yn rhoi gwybod yn ffurfiol beth ydynt i’r sefydliad ar ddiwedd yr ymweliad hwnnw. Mae’r llwybrau’n ymwneud â phrofi sut mae prosesau’r sefydliad yn gweithio a pha mor effeithiol ydyn nhw o’u hymarfer, ar lefel lleol a drwy’r sefydliad gyfan. Maen nhw’n galluogi’r tîm i gasglu gwybodaeth mewn perthynas â’r prosesau sefydliadol y mae gofyn iddynt wneud adroddiad amdanynt (gwelwch Atodiad H). Wrth weithredu ei llwybrau, fe allai’r tîm gasglu gwybodaeth ar lefel disgyblaethau unigol, rhaglenni, a/neu adrannau academaidd.

38 Wrth ddewis y llwybrau, mae’r tîm adolygu’n ystyried:

arwyddion yn y DHW neu ddogfennaeth arall o gryfderau neu wendidau posib yn y trefniadau sicrhau ansawdd sefydliadol, fyddai wedi eu harchwilio orau gan y tîm efallai drwy brofi sut mae’r trefniadau hynny’n gweithredu ar lefel lleol, neu drwy’r sefydliad cyfan;
prinder eglurder yn y DHW am agweddau penodol o drefniadau sicrhau ansawdd y sefydliad, allai gael eu hegluro’n well i’r tîm drwy archwilio sut mae’r agweddau hynny’n gweithredu ar lefel lleol, neu drwy’r sefydliad cyfan;
pa mor fanteisiol fyddai hi i ddewis amrediad o lwybrau sydd, o’u cymryd gyda’i gilydd, yn darparu sampl gynrychiadol da o drefnau sy’n gweithredu ar lefel lleol a thrwy’r sefydliad cyfan.

39 Nid oes gofyn i’r sefydliad gynhyrchu Dogfennau Hunan-Werthusiad ychwanegol i gefnogi’r llwybrau.

40 Os bydd unrhyw feysydd sy’n datblygu neu sydd heb eu rhagweld yn ymddangos yn ystod yr ymweliad adolygu, caiff y tîm adolygu grwydro o’r meysydd trafod oedd wedi eu nodi o flaen llaw er mwyn delio gyda’r meysydd hynny.

Defnyddio pwyntiau cyfeirio

41 Wrth ystyried dull rheoli ansawdd a safonau’r sefydliad, mae’r tîm adolygu’n defnyddio amrediad o bwyntiau cyfeirio allanol yn cynnwys yr FHEQ, y Côd Ymarfer a Fframwaith Credydau a Chymwysterau Cymru. Wrth wneud hynny, nid yw’n ceisio tystiolaeth o gydymffurfio, ond yn hytrach dystiolaeth bod y sefydliad wedi ystyried pwrpas y pwyntiau cyfeirio, wedi ystyried ei ymarferion ei hun yn y meysydd perthnasol, ac wedi cymryd, neu yn cymryd, unrhyw gamau angenrheidiol i sicrhau bod newidiadau priodol yn cael eu cyflwyno:

mewn perthynas â’r FHEQ, mae’r tîm yn ystyried trefnau’r sefydliad ar gyfer cyfateb ei ddyfarniadau gyda lefel briodol y FHEQ, gan ddefnyddio llwybrau thematig lle bo’n berthnasol i gael mewnwelediad pellach;
mewn perthynas â’r Côd Ymarfer, nid yw’r tîm yn ceisio gwybodaeth ynglyn â glynu at y côd argymhelliad wrth argymhelliad. Mae’n disgwyl gweld datganiad yn y DHW am y ffordd mae’r argymhellion wedi derbyn sylw, a bydd yn trafod yn ystod ei ymweliadau unrhyw newidiadau allweddol y mae’r sefydliad wedi eu gwneud i’r ymarferion ac unrhyw feysydd sydd wedi achosi problem arbennig, lle bo’n briodol, gan ddefnyddio’r llwybrau thematig i sicrhau mwy o fewnwelediad. Mae’r tîm yn edrych yn benodol ar y ffordd mae’r sefydliad wedi delio â’r Canllawiau ychwanegol ar gyfer darparwyr rhaglenni addysg uwch yng Nghymru i sicrhau ymarferion effeithiol mewn asesu ac arholi mewn iaith heblaw iaith y dysgu, sy’n atodiad i’r adran yn y Côd Ymarfer sy’n ymwneud ag asesu myfyrwyr;
mewn perthynas â Datganiadau meincnodau pwnc, mae’r tîm yn ymholi am y ffordd y mae’r datganiadau wedi eu hystyried wrth sefydlu a/neu adolygu rhaglenni a dyfarniadau, fel sydd wedi eu hegluro yn y manylebion rhaglen. Fe allai geisio tystiolaeth o ymarferion yn ystod y llwybrau thematig. Mae’r Asiantaeth yn ystyried y datganiadau fel pwyntiau cyfeirio awdurdodol, ond nid fel meini prawf rheoli pendant ar gyfer rhaglenni neu ddyfarniadau unigol.

Beirniadaethau ac adroddiadau

42 Canlyniad yr adolygiad yw adroddiad wedi ei gyhoeddi gan yr Asiantaeth. Mae’r adroddiad yn disgrifio barn y tîm adolygu am:

yr hyder y gellir ei roi’n rhesymol yng nghryfder dull rheoli presennol y sefydliad, a dull rheoli tebygol y sefydliad yn y dyfodol, o ansawdd ei raglenni ac o safonau academaidd ei ddyfarniadau.

Mae’r feirniadaeth wedi ei seilio ar nifer o ffactorau, yn cynnwys i ba raddau y mae’r tîm yn dod i’r casgliad bod ansawdd a safonau wedi eu rheoli’n llwyddiannus, gyda chyfeiriad at sefyllfa unigol y sefydliad, ei gyd-destun a’i genhadaeth, yn ogystal ag at bwyntiau cyfeirio allanol.

43 Mae’r feirniadaeth yn darparu un o dri mynegiant o hyder – ‘hyder’, ‘hyder cyfyngedig’ neu ‘ddim hyder’ – mae’r meini prawf manwl ar gyfer y rhain i’w gweld yn Atodiad G. Mae’r datganiad am hyder, yn ei hanfod, yn feirniadaeth o debygolrwydd: ni all fod yn ddiamodol. Mewn termau cyffredinol, lle mae’r tîm adolygu’n barnu bod y sefydliad yn rheoli ansawdd a safonau’n gadarn ac yn effeithiol a bod ei allu yn y dyfodol i gynnal ansawdd a safonau yn ymddangos yn dda, bydd yn mynegi hyder. Lle mae gan y tîm amheuon, naill ai am y sicrhad o ansawdd a safonau cyfredol, neu am allu’r sefydliad i gynnal ansawdd a safonau yn y dyfodol, mae’n mynegi hyder cyfyngedig. Ar brydiau prin iawn, fe allai tîm farnu nad oes hyder o gwbl ganddo mewn sefydliad. Mae gofyn i’r tîm ddangos yn glir pa feysydd sy’n achosi pryder ac sydd wedi cyfyngu ar yr hyder sydd gan y tîm yn y sefydliad, a’r rhesymau am ei farn.

44 Mae’r adroddiad hefyd yn disgrifio barn y tîm adolygu am:

pa mor ddibynnol yw cywirdeb, didwylledd, cyflawnder a gonestrwydd yr wybodaeth mae’r sefydliad yn ei chyhoeddi am ansawdd ei raglenni a safonau ei ddyfarniadau.

Mae’r farn yma’n cyfrannu at y farn am hyder sydd wedi ei disgrifio ym mharagraff 42.

45 Nid oes beirniadaethau ar wahân ar y llwybrau thematig, nag ar ddisgyblaethau, rhaglenni neu adrannau academaidd unigol.

46 Wrth wneud ei ddwy feirniadaeth, mae’r tîm adolygu’n rhoi sylw arbennig i ddisgwyliadau’r Asiantaeth mewn dau faes allweddol. Y disgwyliad cyntaf yw bod y sefydliad yn gwneud defnydd cryf a thrwyadl o arholwyr allanol annibynnol mewn trefnau asesu cyfansymiol. Yr ail yw ei bod yn gwneud defnydd tebyg o bobl allanol annibynnol yn yr adolygiad cyfnodol mewnol o ddisgyblaethau neu raglenni. Ni all y tîm gyhoeddi beirniadaeth o hyder mewn sefydliad os bydd unrhyw un o’r elfennau yma’n ddifrifol brin.

47 Ochr yn ochr â’r ddwy feirniadaeth mae argymhellion i’w hystyried gan y sefydliad, wedi eu categoreiddio yn nhrefn eu blaenoriaeth:

mae argymhellion 'hanfodol' yn cyfeirio at faterion pwysig y mae’r tîm adolygu o’r farn eu bod yn rhoi ansawdd a/neu safonau mewn perygl ar hyn o bryd ac y mae angen eu cywiro ar frys;
argymhellion 'buddiol’ sy’n cyfeirio at faterion y mae’r tîm o’r farn y gallent i roi ansawdd a/neu safonau mewn perygl ac sy’n gofyn gweithredu i atal neu gywiro ar lai o frys;
argymhellion 'manteisiol' sy’n cyfeirio at faterion y mae’r tîm o’r farn y gallent hybu ansawdd a/neu sicrhau safonau ymhellach.

48 Mae’r adroddiad yn darparu sylwadau ar faterion eraill, yn cynnwys nodweddion, cryfderau a chyfyngiadau trefniadau sicrhau ansawdd mewnol y sefydliad. Mae’n amlygu nodweddion o ymarfer da ac yn dangos unrhyw feysydd lle mae’r tîm yn ystyried y dylai’r sefydliad gynhyrchu a defnyddio cynllun gweithredu.

49 Fe baratoir ac fe gyflwynir adroddiad drafft i’r sefydliad gynted ag sy’n bosib yn dilyn yr ymweliad adolygu, o fewn wyth wythnos fel arfer. Mae’r cyfarwyddwr cynorthwyol yn cydlynu cynhyrchiad yr adroddiad yma ac mae’r ffurf a’r cynnwys yn dilyn strwythur safonol (gwelwch Atodiad H). Gofynnir i’r sefydliad ddarparu hysbysiad am gywiriad o unrhyw gamgymeriadau neu ffeithiau anghywir i’r Asiantaeth o fewn pedair wythnos i dderbyn yr adroddiad drafft. Paratoir yr adroddiad terfynol ar gefndir ymateb y sefydliad.

50 Am fod yr adroddiad a gyhoeddir wedi ei fwriadu i ddarparu gwybodaeth sydd o ddefnydd i ddarllenwyr lleyg a phroffesiynol fel ei gilydd, mae’n cynnwys crynodeb sydd wedi ei fwriadu yn y lle cyntaf ar gyfer y cyhoedd, yn arbennig darpar-fyfyrwyr, sydd ar gael ar wahân i weddill yr adroddiad. Cyflwynir y crynodeb i’r sefydliad ar ffurf drafft fel rhan o destun yr adroddiad. Ar ben hynny, gwahoddir y sefydliad i ddarparu datganiad byr i’w gyhoeddi fel atodiad i’r adroddiad. Mae’r datganiad yn rhoi cyfle i’r sefydliad adrodd ar ddatblygiadau a gafwyd yn y cyfnod ers yr ymweliad adolygu, yn arbennig mewn perthynas â gweithgareddau a wnaeth neu sydd ar y gweill ar gyfer delio ag argymhellion y tîm adolygu.

51 Y disgwyliad arferol yw bod yr adroddiad wedi’i gyhoeddi o fewn 20 wythnos i’r ymweliad adolygu.

Arwyddo’r adroddiad a’r gweithredu dilynol

52 Mae’r adolygiad wedi ei gwblhau pan gaiff ei arwyddo’n ffurfiol. Pan fydd adroddiad yn gwneud datganiad o hyder, caiff yr adolygiad ei arwyddo pan gyhoeddir yr adroddiad. Mae’r Asiantaeth yn gwneud ymholiad byr drwy gyfathrebu gyda’r sefydliad ar ôl blwyddyn am y ffordd mae wedi ymateb i’r adroddiad.

53 Lle mae’r adroddiad yn gwneud datganiad o hyder cyfyngedig, fe gyhoeddir yr adroddiad ond mae rhaglen o weithredu dilynol. Mae’r Asiantaeth yn ymgynghori gyda CCAUC ac yn gofyn am gynllun gweithredu gan y sefydliad o fewn tri mis i gyhoeddiad yr adroddiad ac, yn dilyn hynny, adroddiad datblygiad yn disgrifio sut mae’r cynllun gweithredu wedi ei weithredu. Ni chaiff yr adolygiad ei arwyddo’n ffurfiol nes bydd yr Asiantaeth yn fodlon bod y cynllun wedi ei weithredu’n llwyddiannus, ac mae cyfyngiad amser o 18 mis ar hynny. Ar y pwynt hwnnw, os bydd pryderon yn parhau am effeithioldeb y gweithredu adferol, mae’r Asiantaeth yn gwneud ymweliad arall.

54 Pan fydd adroddiad yn datgan ‘dim hyder’, fe gyhoeddir yr adroddiad, ond mae’n rhaid i’r CCAUC wneud adolygiad pellach o’r sefydliad. Cychwynnir yr adolygiad heb fod yn hwyrach na 12 mis ac, fel arfer, heb fod yn gynharach na chwe mis, yn dilyn cyhoeddiad yr adroddiad. Penderfynir ar natur, cwmpas ac amseriad yr adolygiad yn unol ag egwyddorion cymesuredd, a drwy ddeialog rhwng y sefydliad, yr Asiantaeth a CCAUC.

55 Mae crynodeb o’r berthynas rhwng beirniadaeth ac argymhellion y tîm adolygu, a’r gweithredu dilynol sy’n ofynnol, i’w gael yn Atodiad G.

56 Dair blynedd ar ôl yr adolygiad, mae gofyn i’r sefydliad gyflwyno adroddiad i’r Asiantaeth sy’n rhoi sylwadau ar ei ddatblygiad ers yr adolygiad ac sy’n amlinellu ei fwriadau mewn perthynas â rheoli ansawdd a safonau dros y tair blynedd hyd yr adolygiad nesaf. Mae’r Asiantaeth yn gwneud ymweliad byr i’r sefydliad i drafod yr adroddiad am ddatblygiad ac yn rhoi ei ymateb i’r sefydliad am y datblygiad a gafwyd ac unrhyw gryfderau a gwendidau yng nghynlluniau cyfredol a dyfodol y sefydliad (gwelwch Atodiad I).

Gweinyddiad yr adolygiad a chysylltiadau sefydliadol

57 Y cyfarwyddwr cynorthwyol sy’n gyfrifol am gydlynu’r adolygiad, ond mae’r tîm adolygu’n ffurfio’r beirniadaethau a’r argymhellion sy’n codi o’r adolygiad. Fodd bynnag, cyfrifoldeb y cyfarwyddwr cynorthwyol yw hi i brofi bod canfyddiadau’r tîm wedi eu cefnogi gan dystiolaeth ddigonol ac adnabyddadwy, a bod yr adroddiad adolygu’n darparu gwybodaeth mewn ffurf cryno a hawdd cael gafael arno. I’r perwyl yma, gan yr Asiantaeth mae’r cyfrifoldeb golygyddol am destun terfynol yr adroddiad.

58 Mae’r Asiantaeth yn ymdrechu i amddiffyn ansawdd y broses adolygu drwy fabwysiadu safonau proses ac egwyddorion gweithrediadol eglur (gwelwch Atodiad J) a mecanweithiau sicrhau ansawdd. Mae’r olaf yn cynnwys rhoi’r cyfle i gyfranogwyr yn y broses, yn cynnwys myfyrwyr, ddarparu adborth strwythuredig am eu profiadau.

59 Mae’r Asiantaeth yn gweithredu cynllun cyswllt sefydliadol a, thrwy hwn, gwahoddir pob sefydliad i enwebu gohebydd i gysylltu â staff penodol yn yr Asiantaeth ar sail barhaol. Mae’r cynllun cyswllt yn gynllun ar wahân i’r broses o reoli adolygiad ac mae wedi ei weithredu gan aelod gwahanol o staff yr Asiantaeth.

Cwynion a chyflwyno achosion

60 Mae’r Asiantaeth yn ystyried cwynion am weithrediad yr adolygiad ac achosion yn erbyn y beirniadaethau a wneir gan y tîm adolygu yn unol â’r trefnau ffurfiol sydd wedi eu cyhoeddi ar ei gwefan (www.qaa.ac.uk).

Atodiad A: Amlinelliad o’r broses adolygiad sefydliadol

O leiaf 36 wythnos cyn yr ymweliad adolygu = Yr ymweliad cyntaf	Y Cyfarwyddwr Cynorthwyol (CC) yn ymweld â’r sefydliad i gyfarfod cynrychiolwyr y sefydliad a’r myfyrwyr.
	Y CC yn darparu gwybodaeth am y broses adolygu ac yn rhoi arweiniad ar y DHW a chyflwyniad y myfyrwyr.
12 wythnos cyn yr ymweliad adolygu	Yr Asiantaeth (ASA) yn penodi tîm adolygu ac yn rhoi enwau aelodau’r tîm i’r sefydliad.
	Yr ASA yn derbyn y DHW.
	Yr ASA yn derbyn cyflwyniad y myfyrwyr.
5 wythnos cyn yr ymweliad adolygu = Yr ymweliad briffio	Y tîm adolygu a’r CC yn gwneud ymweliad briffio i’r sefydliad.
	Y tîm adolygu’n cynnal cyfarfodydd gyda’r Is-Ganghellor/Pennaeth, staff priodol o’r sefydliad, a chynrychiolwyr y myfyrwyr.
	Y tîm adolygu’n dewis llinellau ymholiad manwl ar gyfer yr ymweliad adolygu, yn cynnwys llwybrau thematig.
	Y tîm adolygu’n cyfarfod gyda chynrychiolwyr sefydliadol i gytuno ar raglen ar gyfer yr ymweliad adolygu.
	Penderfynir ar unrhyw wybodaeth ychwanegol sy’n ofynnol cyn neu yn ystod yr ymweliad adolygu.
Yr ymweliad adolygu	Y tîm adolygu’n ymweld â’r sefydliad am hyd at bum diwrnod gwaith; y CC yn ymuno â’r tîm ar y diwrnod olaf.
	Y tîm adolygu’n cyfarfod staff a myfyrwyr ar gyfer trafodaethau, ac yn dilyn llwybrau a ddetholwyd.
2 wythnos ar ôl yr ymweliad adolygu	Llythyr yn amlinellu canfyddiadau’r adolygiad y cytunwyd arnynt gan y tîm adolygu wedi’i anfon i’r sefydliad gan y CC.
8 wythnos ar ôl yr ymweliad adolygu	Yr ASA yn anfon adroddiad drafft a chrynodeb i’r sefydliad.
12 wythnos ar ôl yr ymweliad adolygu	Y sefydliad yn ymateb i’r adroddiad drafft.
20 wythnos ar ôl yr ymweliad adolygu	Cyhoeddi’r adroddiad.

Atodiad B: Canllawiau ar gyfer cynhyrchu’r ddogfen hunan-werthusiad (DHW)

Pwrpas y DHW

1 Mae DHW y sefydliad yn bwynt cyfeirio allweddol ar gyfer y tîm adolygu. Mae ei phwysigrwydd yn adlewyrchu’r ffocws yn yr adolygiad sefydliadol ar ddulliau’r sefydliad ei hun o sicrhau ansawdd ei raglenni a safonau ei ddyfarniadau, ac ar yr wybodaeth mae’n ei chynhyrchu am ansawdd a safonau.

2 Mae’r DHW yn rhoi’r cyfle mwyaf i’r sefydliad osod y cyd-destun ar gyfer yr adolygiad drwy ddisgrifio a dadansoddi ei ymarferion a’i drefnau mewn perthynas â phwyntiau allweddol arbennig yr adolygiad sefydliadol (gweler y Llawlyfr yma, paragraffau 13-15).

3 Yn achos y sefydliadau hynny sydd heb y pwerau i ddyfarnu graddau wedi eu dysgu a/neu ymchwil, ac sydd felly heb rai o gyfrifoldebau corff dyfarnu graddau, mae’r DHW hefyd yn rhoi’r cyfle iddi ddangos ym mha ffordd y mae’n ateb gofynion ei phartner(iaid) dyfarnu graddau; sut mae hi’n ymarfer ei chyfrifoldebau am ddyfarnu tystysgrifau a diplomâu; a sut mae hi’n ymroddedig i’w chyfrifoldebau cyffredinol am sicrhau ansawdd.

Strwythur a chynnwys

4 Wrth greu strwythur ei DHW, gwahoddir y sefydliad i ystyried strwythur yr adroddiad sydd i’w gynhyrchu yn dilyn yr adolygiad (gweler Atodiad H) ac i ddefnyddio rhywfaint neu bob un o is-benawdau’r adroddiad, fel y bo’n briodol.

5 Wrth gynhyrchu ei DHW, dylai’r sefydliad:

ddarparu’r cyd-destun ar gyfer yr adolygiad drwy amlinellu ei faint, ei arddull, ei genhadaeth, ei berthynas â Phrifysgol Cymru (lle bo’n berthnasol), a natur a graddau ei ddarpariaeth gydweithrediadol;
disgrifio a dadansoddi unrhyw ddatblygiadau mawr ers yr adolygiad/archwiliad diwethaf;
disgrifio a dadansoddi ei ymateb i adolygiadau allanol ac achrediadau cyrff proffesiynol, statudol neu reoliadol a gafwyd ers yr adolygiad/archwiliad diwethaf, a’r ffordd y mae canfyddiadau allweddol yr adolygiadau yma wedi cyfrannu at welliant yn ymarferion y sefydliad;
disgrifio a dadansoddi nodweddion allweddol ei fframwaith sefydliadol a’i drefniadau ar gyfer sicrhau ansawdd rhaglenni, ansawdd y gefnogaeth i ddysgwyr, a safonau dyfarniadau;
disgrifio a dadansoddi ei drefniadau ar gyfer sicrhau cywirdeb, cyfanrwydd a dibynadwyedd yr wybodaeth mae’n ei chyhoeddi am ansawdd a safonau;
disgrifio a dadansoddi sut mae amcanion yr argymhellion yn y Côd Ymarfer wedi eu trin, gan amlygu unrhyw newidiadau allweddol a wnaethpwyd i ymarferion y sefydliad o ganlyniad i hynny, ac unrhyw feysydd sydd wedi achosi anhawster arbennig;
disgrifio a dadansoddi ei ddefnydd o bwyntiau cyfeirio allanol eraill, yn cynnwys yr FHEQ, Datganiadau meincnodau pwnc a Fframwaith Credydau a Chymwysterau Cymru;
rhoi ei farn am y cryfderau a’r cyfyngiadau a wel yn ei drefniadau cyfredol ar gyfer sicrhau ansawdd a safonau;
disgrifio a thrafod y strategaeth sydd ganddo ar y gweill ar gyfer y tair blynedd nesaf i wella ymarferion ymhellach ac i wella unrhyw wendidau y mae wedi eu canfod;
nodi tystiolaeth a rhoi esiamplau i gefnogi ei honiadau, ac i ddangos agweddau arbennig o drefnau’r sefydliad sydd ar waith ar lefel lleol a thrwy’r sefydliad i gyd.

6 Dylai’r sefydliad gynnwys y canlynol fel atodiadau i’r DHW:

ei gofrestr o drefniadau cydweithredol;
rhestr o’r holl adroddiadau perthnasol am y sefydliad ers yr adolygiad/archwiliad diwethaf, yn cynnwys yr holl adroddiadau gan yr Asiantaeth a thrwy gyrff proffesiynol, statudol a rheoliadol;
rhestr o’r dogfennau sefydliadol sydd wedi eu henwi yn y DHW fydd ar gael i’r tîm adolygu ond iddynt ofyn amdanynt.

7 Ar amser yr adolygiad, os bydd y sefydliad yn y broses o wneud newidiadau i agweddau o’i systemau neu drefnau, mae’r Asiantaeth yn derbyn na fydd tystiolaeth ar gael eto efallai i ddangos effeithioldeb y trefniadau diwygiedig. Pan fydd hyn yn digwydd, dylai’r sefydliad ddelio yn y DHW gyda’r ffordd y mae’n rheoli’r broses o newid.

Darpariaeth gydweithrediadol

8 Heblaw bod y sefydliad a’r Asiantaeth wedi cytuno y dylai darpariaeth gydweithrediadol y sefydliad fod yn bwnc adolygiad ar wahân, dylai’r DHW gynnwys trafodaeth am agwedd y sefydliad tuag at sicrhau ansawdd y rhaglenni a thuag at sicrhau safonau’r dyfarniadau a gynigir yn gydweithrediadol. Dylai’r drafodaeth gyfeirio at y Côd Ymarfer: Adran 2, Darpariaeth Gydweithrediadol. Dylai cofrestr y sefydliad o drefniadau cydweithrediadol, fel y maent wedi eu disgrifio yn y Côd Ymarfer, gael ei atodi fel atodiad. Dylai’r gofrestr gynnwys trefniadau dysgu o bell.

Hyd ac arddull

9 Dylai’r DHW:

fod yn gytbwys a pherthnasol;
fod yn gryno ac yn hawdd i’r tîm adolygu gael gafael arni;
fabwysiadu safbwynt sy’n berthnasol i’r sefydliad i gyd;
gael cydbwysedd priodol o werthusiad a disgrifiad.

10 Dylai’r DHW ddarparu disgrifiad digonol i alluogi i’r tîm adolygu ddeall nodweddion allweddol agwedd y sefydliad tuag at sicrhau ansawdd a safonau, ond dylai ganolbwyntio yn y lle cyntaf ar effeithioldeb yr agwedd honno. Pan fydd y sefydliad yn mynegi hyder yn ei threfniadau, dylid egluro’n glir ar ba dystiolaeth y mae ei barn wedi ei seilio arni: bydd DHW llwyddiannus yn lleihau’r angen am eglurhad pellach gan y tîm. Am fod barn y tîm am y sefydliad, a’i hyder ynddi, wedi ei seilio i raddau mawr ar y DHW (ar y dechrau o leiaf), mae’n bwysig bod y DHW yn gywir ac yn bosib i’w gwirio.

11 Mae’r DHW nodweddiadol tua 30 - 40 tudalen o hyd, ond nid oes cosb am gyflwyniad byrrach na hirach.

Dogfennaeth sy’n gysylltiedig â’r DHW

12 Hyd yn hyn, dylai’r DHW fod yn ddogfen sy’n sefyll ar ei phen ei hun: nid oes rhaid cyflwyno defnyddiau cefnogi hefyd wrth ei chyflwyno i’r Asiantaeth. Fodd bynnag, os bydd eisiau gwneud hynny, fe allai’r sefydliad gyflwyno dogfennau eraill gyda’r DHW y mae o’r farn y byddent yn helpu’r tîm adolygu i gael gwell dealltwriaeth o’r sefydliad.

Cyflwyniad

13 Mae gofyn i’r sefydliad gyflwyno’r DHW ac unrhyw ddogfennaeth gefnogol i’r Asiantaeth heb fod yn hwyrach na 12 wythnos cyn yr ymweliad adolygu.

Cyfrinachedd

14 Mae’n debygol y bydd yr adroddiad adolygu’n cyfeirio at, ac yn cynnwys, dyfyniadau o’r DHW ond, yn dibynnu ar y ddeddfwriaeth gyfredol, mae’r DHW yn parhau’n gyfrinachol i’r sefydliad, yr Asiantaeth a’r tîm adolygu. Anogir y sefydliad yn gryf i gynnwys myfyrwyr ym mharatoad y DHW ac i sicrhau bod y ddogfen gyflawn ar gael iddyn nhw.

Atodiad C: Cyfranogaeth y myfyrwyr

Cefndir

1 Mae myfyrwyr yn ganolog i brif ffocysau’r adolygiad sefydliadol ac i’r broses adolygu ei hun. Ymhob adolygiad, gwahoddir myfyrwyr i gymryd rhan yng nghamau allweddol y broses. Mae cyfle i’w corff cynrychiadol yn y sefydliad – Undeb y Myfyrwyr fel arfer, neu gorff cyfatebol – gymryd rhan yn y cyfarfod cychwynnol rhwng yr Asiantaeth a’r sefydliad, a gynhelir tua naw mis cyn yr adolygiad. Gwahoddir swyddogion y corff cynrychiadol a myfyrwyr eraill hefyd i gymryd rhan mewn cyfarfodydd penodol yn ystod ymweliadau briffio ac adolygu’r tîm adolygu yn y sefydliad. Mae’r cyfarfodydd yma’n ffordd i’r myfyrwyr sicrhau bod y tîm yn ymwybodol o’r materion sydd o ddiddordeb neu sy’n achosi pryder iddynt.

2 Mae’r broses adolygu’n gofyn bod y sefydliad yn cyflwyno dogfen hunan-werthusiad (DHW) i’r Asiantaeth lle mae’n gwerthuso ei dulliau o sicrhau ansawdd a safonau a’r dulliau o sicrhau bod yr wybodaeth mae’n ei darparu (i fyfyrwyr a budd-ddeiliaid eraill) yn gywir, yn gyflawn ac yn ddibynadwy. Mae’r Asiantaeth yn annog y sefydliad yn gryf i ymgynghori gyda’i myfyrwyr ar gynnwys y DHW, ond mae hefyd yn gwahodd myfyrwyr, drwy eu corff cynrychiadol, i wneud eu cyflwyniad ysgrifenedig eu hunain i’r tîm adolygu.

3 Mae’r cyflwyniad ysgrifenedig yn ffordd bellach o sicrhau bod y myfyrwyr, drwy eu corff cynrychiadol, yn gallu rhoi gwybod I’r tîm adolygu beth sydd o ddiddordeb neu sy’n achos pryder mawr iddynt. Mae, fodd bynnag, yn rhan hollol wirfoddol o’r broses adolygu, ac ni chosbir unrhyw sefydliad os nad yw ei myfyrwyr eisiau rhoi cyflwyniad ysgrifenedig i’r tîm.

4 Mae’r paragraffau nesaf yn cynnig cyngor ar wneud cyflwyniad ysgrifenedig.

Ffurf, hyd a chynnwys

5 Nid oes fformat na hyd rhagnodedig ar gyfer y cyflwyniad ysgrifenedig, na rhestr rhagnodedig chwaith o’i gynnwys. O fewn y paramedrau sydd wedi eu nodi isod, dylai’r myfyrwyr deimlo’n rhydd i ddarparu pa wybodaeth bynnag sy’n briodol yn eu barn nhw (ar yr amod ei bod yn berthnasol i bwyntiau allweddol yr adolygiad) ac i’w drefnu fel y dewisant.

6 Mae’n rhaid i’r cyflwyniad ysgrifenedig gynnwys datganiad i esbonio sut y cafodd ei gasglu, pwy yw ei awdur, ac i ba raddau y mae ei gynnwys wedi ei rannu gyda, a’i ardystio gan y corf myfyrwyr cyfan. Er enghraifft, os bydd y cyflwyniad wedi ei baratoi’n gyfangwbl o safbwynt myfyrwyr israddedig neu fyfyrwyr llawn amser, dylid esbonio hynny’n glir. Bydd y tîm adolygu’n croesawu cyflwyniad sy’n ceisio cynrychioli safbwyntiau cyfran mor eang ag sy’n bosib o’r myfyrwyr, yn cynnwys, lle bo’n berthnasol, farn myfyrwyr sy’n astudio ar raglenni’r sefydliad mewn sefydliadau addysg bellach.

7 Nid yw’r cyflwyniad yn Ddogfen Hunan-Werthusiad arall, ac ni ddylai gymryd ffurf sylwebaeth ar y ddogfen honno. Ond, efallai y bydd y myfyrwyr eisiau ystyried y penawdau bras a ddefnyddir gan y sefydliad wrth lunio ei DHW (gwelwch Atodiadau B a H), a/neu ystyried yn arbennig y meysydd sy’n bwyntiau allweddol yn yr adolygiad sefydliadol. Mae’r rhain yn cynnwys:

cywirdeb, cyflawnder a dibynadwyaeth yr wybodaeth sydd wedi ei chyhoeddi gan y sefydliad am ansawdd ei rhaglenni a safonau ei dyfarniadau (fe allai hyn gynnwys cywirdeb defnyddiau cyhoeddusrwydd a’r defnydd a wneir o fanylebion rhaglen);
yr wybodaeth mae myfyrwyr yn ei derbyn am y perfformiad academaidd a ddisgwylir ganddynt, eu profiad o’r sialensiau y mae eu rhaglenni astudio yn eu gosod, a’r ffyrdd y caiff eu perfformiad ei asesu (gallai hyn gynnwys defnyddioldeb llawlyfrau rhaglen, agweddau o drefniadau asesu, a’r adborth mae myfyrwyr yn ei dderbyn am eu perfformiad academaidd);
profiad myfyrwyr fel dysgwyr (gallai hyn gynnwys ansawdd y gefnogaeth academaidd a’r gefnogaeth mewn meysydd heblaw addysg, a’r adnoddau dysgu sydd ar gael iddynt);
y cyfle i fyfyrwyr gymryd rhan mewn rheoli ansawdd a safonau o fewn y sefydliad (gallai hyn gynnwys cyfleoedd i fod yn gynrychiolydd ar bwyllgor ar lefel sefydliadol a lefel rhaglenni, ffyrdd eraill o ddarparu adborth i staff, a’r ffordd y mae staff yn ymateb i faterion a godir gan fyfyrwyr).

8 Ni ddylai’r cyflwyniad enwi na thrafod gallu aelodau unigol o staff. Ni ddylai drafod cwynion personol.
Arddull

9 Dylai’r cyflwyniad ysgrifenedig:

fod yn gytbwys a pherthnasol;
fod yn gryno ac ar gael i’r tîm adolygu ei weld;
fabwysiadu safbwynt sy’n delio â’r sefydliad i gyd;
fod wedi ei gydbwyso’n briodol rhwng dadansoddiad a disgrifiad;
gyfeirio at y dystiolaeth y mae’r opiniynau sydd wedi eu mynegi yn y cyflwyniad wedi eu seilio arni (e.e. arolygon myfyrwyr neu adborth gan gynrychiolwyr y myfyrwyr).

Cyflwyniad

10 Dylid cyflwyno’r cyflwyniad ysgrifenedig i’r Asiantaeth heb fod yn hwyrach na 12 wythnos cyn yr ymweliad adolygu. Bydd Cyfarwyddwr Cynorthwyol yr Asiantaeth yn cadarnhau’r dyddiad yn y cyfarfod cychwynnol a gynhelir naw mis cyn yr ymweliad adolygu.

Cyfrinachedd

11 Mae’r Asiantaeth yn annog y corff myfyrwyr yn gryf i rannu ei gyflwyniad ysgrifenedig gyda’r sefydliad, a’r sefydliad i rannu ei DHW gyda’r corff myfyrwyr. Mae’r gallu yma i fod yn agored yn fanteisiol oherwydd mae’n galluogi’r tîm adolygu i drafod y ddwy ddogfen yn rhydd gyda’r staff a’r myfyrwyr yn ystod yr adolygiad, ac i wirio cywirdeb eu cynnwys. Fe allai’r corff myfyrwyr hefyd, os bydd yn dymuno hynny, ofyn i’r adolygwyr beidio â rhannu eu cyflwyniad ysgrifenedig gyda’r sefydliad a’i gadw’n gyfrinachol yn yr Asiantaeth a’r tîm. Bydd yr Asiantaeth yn parchu’r dymuniad yma, yn dibynnu ar ddeddfwriaeth gyfredol, ond gofynnir i’r myfyrwyr gofio ei bod hi’n anochel y bydd cyfyngiadau ar y defnydd y gall y tîm ei wneud o gyflwyniad cyfrinachol am nad yw staff y sefydliad yn ymwybodol o’i gynnwys.

12 Os nad yw cynnwys y cyflwyniad ysgrifenedig i gael ei rannu gyda’r sefydliad, rhaid nodi hyn yn glir ar flaen y ddogfen.

Dilyniant

13 Mae gweithgareddau’n ymwneud ag adolygiad sefydliadol yn ymestyn dros gyfnod o ryw 12 mis, o’r cyfarfod cychwynnol i’r amser pan fo’r Asiantaeth yn derbyn sylwadau’r sefydliad am yr adroddiad drafft. Mae’r Asiantaeth yn ymwybodol y bydd swyddogion Undeb y Myfyrwyr, neu gorff cyfatebol, yn newid yn aml dros y cyfnod yma ac na fydd y myfyrwyr sy’n cyfarfod â’r cyfarwyddwr cynorthwyol yn y cyfarfod cychwynnol, rhyw naw mis cyn yr ymweliad adolygu, yr un rhai o anghenraid a’r rheini sy’n cymryd rhan yn yr ymweliad ei hun. Os bydd newidiadau o’r fath yn digwydd, gofynnir i swyddogion myfyrwyr sy’n ymadael gymryd camau, lle bo’n bosib, i roi manylion y broses adolygu i’r rhai sy’n cymryd eu lle, ac anogir swyddogion sy’n dod i mewn o’r newydd i gysylltu â’r cyfarwyddwr cynorthwyol os bydd angen gwybodaeth neu arweiniad ychwanegol arnynt.

Atodiad D: Gwybodaeth

Y gofynion o ran gwybodaeth

1 Mae’r broses adolygu sefydliadol yn dibynnu i raddau mawr ar argaeledd yr wybodaeth i’r tîm adolygu ei hystyried. Mae’r mwyafrif o’r wybodaeth y mae’r tîm ei hangen yn gynwysedig yn y gofynion gwybodaeth a ddatblygwyd gan Weithgor Ansawdd CCAUC fel rhan o fframwaith safonau a sicrhau ansawdd Cymru. Mae’r rhain yn cynnwys dau fath o wybodaeth, y cyntaf (Adran A) yw’r wybodaeth ddylai fod ar gael ymhob sefydliad i bwrpasau mewnol, a’r ail (Adran B) yr wybodaeth a gyhoeddir yn arferol gan y sefydliad. Mae’r ddau fath yma o wybodaeth wedi eu disgrifio’n llawn ar ddiwedd yr Atodiad yma.

2 Disgwylir i sefydliadau yng Nghymru ateb y gofynion am wybodaeth erbyn diwedd blwyddyn galendr 2004, yn dibynnu ar ddatblygiadau mewn rhannau eraill o Brydain.

3 Bydd y tîm adolygu’n gofyn am gael derbyn yr eitemau yn Adran A ac Adran B y setiau gwybodaeth yn rheolaidd. Bydd union anghenion y tîm o ran gwybodaeth yn dibynnu ar natur benodol ei ymholiadau, a dylai’r sefydliad fod yn barod i ddarparu unrhyw eitemau yn Adran A ac Adran B pan gânt gais amdanynt, yn ystod ymweliadau’r tîm. Mae’r Asiantaeth yn ymwybodol na fydd gan sefydliadau yr ymwelwyd â hwy yn fuan yn y gylchred adolygu efallai setiau cyflawn o wybodaeth i’w hystyried, ac y byddent yn darparu cyngor i’r timau fel sy’n briodol.
4 Fel arfer, bydd y tîm adolygu’n defnyddio gwybodaeth Adran A ac Adran B sy’n berthnasol i’r flwyddyn academaidd y mae’r adolygiad yn digwydd ynddi ac i’r flwyddyn academaidd flaenorol. Fodd bynnag, dylai’r sefydliad fod yn barod i sicrhau bod gwybodaeth o’r cyfnod cyfan ers yr adolygiad/archwiliad diwethaf fod ar gael, os bydd y tîm yn gofyn amdano, a gall ddefnyddio tystiolaeth neu esiamplau o wybodaeth a dynnwyd o’r cyfnod yma i gyd.

5 Bydd angen i’r tîm adolygu gael gafael ar rywfaint o wybodaeth yn ychwanegol at hwnnw sydd wedi ei restru yn y setiau gwybodaeth. Mae’r wybodaeth ychwanegol yma’n cynnwys:

DHW y sefydliad;
yr adroddiad datblygiad ar ganol y gylchred a gynhyrchwyd gan y sefydliad;
gwybodaeth a gyflwynwyd gan gynrychiolwyr myfyrwyr y sefydliad;
adroddiadau am y sefydliad gan yr Asiantaeth a chyrff perthnasol eraill o fewn y chwe blynedd cyn yr adolygiad, yn cynnwys adroddiad byr yr Asiantaeth am yr adolygiad canol cylchred. Dylid rhestru’r holl adroddiadau o’r fath fel atodiad I’r DHW (gweler Atodiad B);
gwybodaeth (ysgrifenedig neu lafar) a gafwyd yn ystod ac ar ôl yr ymweliad briffio, ac yn ystod yr ymweliad adolygu. Mae hyn yn debygol o gynnwys gwybodaeth gyd-destunol sy’n berthnasol i’r setiau gwybodaeth, e.e. papurau’r pwyllgor.

Mae’r wybodaeth wedi ei chyfyngu ymhob achos i gyfran nad yw’n fwy nag sy’n angenrheidiol i sicrhau gwybodaeth ar gyfer ymholiadau arfaethedig y tîm.

6 Yn 2002, bu’r Asiantaeth yn gwneud nifer o weithgareddau lefel pwnc mewn SAU yng Nghymru. Ni chyhoeddwyd adroddiadau’r gweithgareddau, ac maen nhw’n parhau’n gyfrinachol i’r CCAUC a’r SAU perthnasol. O ganlyniad, nid yw’r Asiantaeth ei hun yn darparu’r adroddiadau i’r timau adolygu. Fodd bynnag, mae’n annog sefydliadau’n gryf i adael i’r timau weld yr adroddiadau yma, er mwyn darparu darlun mor llawn ag sy’n bosib o weithgaredd adolygu allanol a chanfyddiadau yn y cyfnod cyn yr adolygiad sefydliadol.

Cyflwyno gwybodaeth i’r Asiantaeth

7 Bydd y cyfarwyddwr cynorthwyol yn trafod gyda’r sefydliad amseriad a ffurf cyflwyniad yr wybodaeth ar gyfer yr adolygiad. Lle bo’n bosib, dylid cyflwyno gwybodaeth ar ffurf electronig. Bydd mwy o gyngor am y fformatau gorau ar gyfer cyflwyno gwybodaeth wedi ei ddarparu ar wefan yr Asiantaeth (www.qaa.ac.uk).

Sut mae’r Asiantaeth yn rheoli gwybodaeth

8 Mae’r Asiantaeth yn cydnabod bod proses glir ar gyfer rheoli gwybodaeth, a ddeilliodd o sefydliadau ac o ffynonellau eraill, yn hanfodol. Mae polisi gwybodaeth ffurfiol ar y gweill ganddynt a bydd wedi ei gyhoeddi ar wefan yr Asiantaeth maes o law. Mae’r polisi’n delio gyda materion sy’n ymwneud â chasglu, coladu, gwerthuso, defnyddio a lledaenu gwybodaeth. Mae wedi ei fwriadu i hybu dealltwriaeth gyffredin pobl, o fewn yr Asiantaeth ac ymysg budd-ddeiliaid a sefydliadau allanol, o’r ffordd y mae’r Asiantaeth yn defnyddio gwybodaeth, gan ystyried gofynion y Ddeddf Amddiffyn Data (1998) a deddfwriaeth gyfredol arall.

Yr wybodaeth ofynnol

Adran A: Gwybodaeth ddylai fod ar gael ymhob SAU i bwrpasau adolygu

[Ni ddisgwylir i’r wybodaeth yma fod ar gael mewn fformat safonol ymhob SAU.]

1 Cyd-destun sefydliadol:

Datganiad o genhadaeth.
Adrannau perthnasol o gynllun strategol y SAU.
Prosesau a pholisïau’r datganiad sicrhau ansawdd.
Y strategaeth dysgu ac addysgu ac adolygiadau datblygiad cyfnodol.

2 Mynediad, datblygiad a chwblhad y myfyrwyr:

Cymwysterau’r myfyrwyr wrth iddynt gychwyn yn y coleg.
Amrediad y myfyrwyr newydd wedi eu categoreiddio yn ôl eu hoedran, rhyw, ethnigrwydd, cefndir cymdeithasol-economaidd, anabledd a gwreiddiau daearyddol fel y maent wedi eu dychwelyd i’r Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA).
Data am gadwraeth a dilyniant blynyddol, sy’n gwahaniaethu rhwng methiant ac ymadawiad, wedi ei gyflwyno ar sail cyrsiau, modiwlau, rhaglenni neu adrannau.
Data am y myfyrwyr yn cwblhau.
Data am y cymwysterau a ddyfarnwyd.
Data o’r Arolwg Cyrchnod Cyntaf am y myfyrwyr aeth ymlaen i swyddi/hyfforddi.

3 Trefnau mewnol ar gyfer sicrhau safonau ac ansawdd academaidd:

Cymeradwyo, adolygu a monitro rhaglenni:

manylebion rhaglen;
datganiad am swyddogaethau, cyfrifoldebau ac awdurdod perthnasol gwahanol gyrff o fewn y SAU sy’n ymwneud ag adolygu a chymeradwyo rhaglenni;
canlyniadau allweddol y broses o gymeradwyo rhaglenni, a phrosesau adolygu a monitro blynyddol;
adroddiadau mewnol cyfnodol o’r prif adolygiadau rhaglenni;
adroddiadau adolygiadau mewnol cyfnodol o adrannau neu gyfadrannau;
adroddiadau monitro neu achrediad gan gyrff proffesiynol, statudol a rheoliadol.

Trefnau a chanlyniadau asesu:

trefnau, prosesau a strategaethau asesu;
adroddiadau arholwyr allanol, dadansoddiad o’u canfyddiadau, a’r hyn a wneir mewn ymateb;
adroddiadau adolygiadau cyfnodol o briodoldeb y dulliau asesu a ddefnyddir.

Boddhad y myfyrwyr, yn delio â barn y myfyrwyr am:

drefniadau ar gyfer arweiniad, cefnogaeth ac arolygiad tiwtorial ac academaidd;
cefnogaeth technoleg gwybodaeth a gwasanaethau llyfrgell;
pa mor addas yw’r adeiladau, offer a chyfleusterau ar gyfer dysgu ac addysgu;
barn pobl am ansawdd y dysgu a’r amrediad o ddulliau dysgu ac addysgu;
trefniadau asesu;
ansawdd y gefnogaeth fugeiliol;

Y dystiolaeth sydd ar gael i dimau sy’n gwneud adolygiadau ansawdd a safonau mewnol y SAU eu hunain:

effeithioldeb y dysgu a’r addysgu, mewn perthynas ag amcanion y rhaglen a chynnwys y cwricwlwm wrth iddynt ddatblygu dros amser;
yr amrediad o ddulliau dysgu a ddefnyddir;
pa offer arbenigol ac adnoddau a defnyddiau eraill sydd ar gael a sut y maent wedi eu defnyddio i gefnogi dysgu ac addysgu;
faint o gyfle sydd i staff gael datblygiad proffesiynol er mwyn gwella eu perfformiad addysgu, yn cynnwys rhaglenni mentora ac arsylliad cymheiriaid;
defnyddio meincnodau allanol a dulliau cymharu eraill gartref a thramor;
cyfranogaeth gan gymheiriaid allanol yn y dull adolygu, eu sylwadau, a’r hyn a wnaeth y sefydliad mewn ymateb.

Adran B: Gwybodaeth i’w chyhoeddi

4 Data meintiol:

Data’r HESA ar gymwysterau mynediad myfyrwyr a phwyntiau ffïoedd.
Data’r HESA ar fyfyrwyr sy’n parhau eu haddysg yn y sefydliad, y rhai sy’n cwblhau eu cyrsiau ac yn derbyn cymhwyster, a’r rhai sy’n ymadael heb ddyfarniadau (ar wahân ar gyfer y myfyrwyr ar ôl y flwyddyn gyntaf o astudio ac ar gyfer pob blwyddyn astudio).
Data’r HESA am y math o radd gyntaf a gafodd y myfyrwyr.
Data’r HESA am y myfyrwyr sy’n ymadael sy’n mynd i swydd, i astudiaeth bellach neu sy’n ddi-waith, a data am y mathau mwyaf cyffredin o swyddi sydd gan yr ymadawyr sydd wedi cael swydd.

5 Data ansoddol

Datganiad cryno am strategaeth dysgu ac addysgu’r sefydliad. Bydd datganiad enghreifftiol wedi’i ddarparu.
Crynodebau o gysylltiadau’r SAU gyda chyflogwyr perthnasol, sut mae’r sefydliad yn canfod beth yw anghenion a barn cyflogwyr, a sut y defnyddir y rhain i ddatblygu perthnasedd a chyfoeth y rhaglenni dysgu. Gellir darparu’r wybodaeth yma fel crynodeb ar wahân neu fel rhan o strategaethau dysgu ac addysgu ac mewn manylebion rhaglen unigol.
Adborth gan raddedigion diweddar, wedi ei ddatgrynhoi gan y sefydliad, a gasglwyd drwy arolwg cenedlaethol.

Atodiad E: Dewis a hyfforddi timau adolygu

Cyflwyniad

1 Yr Asiantaeth sy’n dewis yr adolygwyr a’r ysgrifenwyr adolygu ar sail meini prawf dethol sydd wedi eu cyhoeddi ac, yn gyffredinol, o enwebiadau a wneir gan sefydliadau. Caiff sefydliadau enwebu aelodau o’u staff eu hunain ac aelodau o staff SAU partner i fod yn aelodau o dimau adolygu. Gellir enwebu archwilwyr sefydliadol presennol yn Lloegr a Gogledd Iwerddon, ac adolygwyr yn yr Alban, i gymryd rhan mewn adolygiadau sefydliadol yng Nghymru. Penodir adolygwyr ac ysgrifenwyr adolygu ar y sail eu bod ar gael ar gyfer o leiaf tri adolygiad dros gyfnod o ddwy flynedd. Cânt barhau y tu hwnt i’r cyfnod yma drwy gytundeb o’r ddwy ochr.

2 Mae’r nodweddion sy’n ofynnol mewn adolygwyr ac ysgrifenwyr adolygu wedi eu hamlinellu isod. Gwneir pob ymdrech i sicrhau bod y timau o adolygwyr ac ysgrifenwyr adolygu yn adlewyrchu cydbwyseddau adrannol, disgyblaethol, rhywiau ac ethnigrwydd. Disgwylir i bob tîm adolygu gynnwys o leiaf un aelod o SAU yn Lloegr, Yr Alban neu Ogledd Iwerddon, ac o leiaf un aelod gyda phrofiad diweddar a sylweddol o’r sector addysg uwch yng Nghymru (wedi ei seilio, er enghraifft, ar fod wedi gweithio mewn SAU yng Nghymru). Ni ystyrir profiad a gafwyd drwy gymryd rhan mewn adolygiadau blaenorol gan yr Asiantaeth yng Nghymru yn unig yn ddigonol yn y cyd-destun yma.

3 Bydd yr wybodaeth am benodi timau adolygu yn cyrraedd yn newis iaith y sefydliad, yn unol â Chynllun Iaith Gymraeg cymeradwy’r Asiantaeth, ac mae manylion y rhain wedi eu cyhoeddi ar ei gwefan (www.qaa.ac.uk) (gweler Atodiad K).

4 Ni phenodir adolygwyr ac ysgrifenwyr adolygu ar dimau sy’n adolygu eu sefydliadau nhw.

5 Rhoddir hyfforddiant i adolygwyr ac ysgrifenwyr adolygu gan yr Asiantaeth. Pwrpas yr hyfforddiant yw sicrhau bod pawb:

yn deall pwrpas, egwyddorion craidd a gofynion y broses adolygu sefydliadol yng Nghymru, a’r ffyrdd y mae’r broses yn gwahaniaethu oddi wrth y dulliau adolygu sydd ar waith mewn rhannau eraill o Brydain;
yn gyfarwydd â’r trefnau i’w dilyn;
yn derbyn gwybodaeth benodol am gyd-destun addysg uwch yng Nghymru, polisïau addysg uwch Llywodraeth Cynulliad Cymru, a swyddogaeth Prifysgol ffederal Cymru;
yn deall eu swyddogaethau a’u tasgau eu hunain, pwysigrwydd cydlyniad y tîm, disgwyliadau’r Asiantaeth ohonynt a’r rheolau ymarweddiad sy’n llywio’r broses;
yn cael y cyfle i archwilio ac ymarfer technegau casglu a dadansoddi data, i ddatblygu rhaglenni ar gyfer ymweliadau, i lunio a phrofi damcaniaethau, i ffurfio barn a datganiadau am hyder, ac i baratoi adroddiadau.

Y nodweddion gofynnol ymhob adolygwr

Profiad eang a diweddar o reolaeth academaidd a sicrhau ansawdd ar lefel sefydliadol mewn addysg uwch ym Mhrydain.
Credadwyedd personol a phroffesiynol gyda phenaethiaid sefydliadau ac uwch reolwyr yn y sector addysg uwch.
Y gallu i gasglu nifer fawr o wybodaeth gwahanol; dadansoddi a dod i gasgliadau dibynadwy am drefniadau cymhleth; a gwneud gwaith ymchwil ac archwiliad i dystiolaeth ddogfennol a llafar er mwyn ffurfio barn.
Sgiliau cyfathrebu ysgrifenedig a llafar clir.

Y nodweddion gofynnol ymhob ysgrifennydd adolygu

Profiad cyfredol neu ddiweddar (o fewn pum mlynedd) o weinyddu rheolaeth academaidd a/neu sicrhau ansawdd ar lefel sefydliadol mewn addysg uwch Prydeinig.
Profiad eang o weithio gyda phwyllgorau uwch mewn addysg uwch Prydeinig.
Y gallu i gasglu nifer fawr o wybodaeth gwahanol, a dadansoddi a gwneud beirniadaethau dibynadwy am drefniadau cymhleth.
Y gallu i gadw cofnod dibynadwy o drafodaethau; i grynhoi’r canlyniadau allweddol; ac i ddrafftio nodiadau mewn fformat penodol ac o fewn amseroedd penodol.

Atodiad F: Yr hyrwyddwr sefydliadol

Swyddogaeth yr hyrwyddwr sefydliadol

1 Gwahoddir y sefydliad i benodi hyrwyddwr sefydliadol i gefnogi’r adolygiad. Dyma swyddogaeth yr hyrwyddwr sefydliadol:

gweithredu fel y cyswllt sefydliadol cyntaf ar gyfer y cyfarwyddwr cynorthwyol yn ystod y gwaith paratoi ar gyfer yr adolygiad, yn cynnwys y cyfarfod cychwynnol;
gweithredu fel y cyswllt sefydliadol cyntaf ar gyfer y tîm adolygu yn ystod yr ymweliadau briffio ac adolygu;
cymryd rhan yn nhrafodaethau’r tîm adolygu am y DHW ac unrhyw ddogfennaeth gefnogol ar ddiwrnod cyntaf yr ymweliad briffio, a darparu cyngor ac arweiniad i’r tîm wedi hynny am ffynonellau gwybodaeth pellach ac am strwythurau, polisïau, blaenoriaethau a threfnau’r sefydliad;
mynychu cyfarfodydd preifat y tîm adolygu yn ystod yr ymweliad briffio a hefyd ei gyfarfodydd gyda’r grwp o staff sy’n cymryd rhan mewn rheoli ansawdd ar lefel uwch;
sicrhau bod gan y sefydliad ddealltwriaeth dda o’r materion a godwyd gan y tîm adolygu yn yr ymweliad briffio, gan gyfrannu at effeithioldeb yr adolygiad, ac at yr hyrwyddiad ansawdd a safonau dilynol o fewn y sefydliad;
cyfarfod y tîm adolygu ar gais y tîm yn ystod yr ymweliad adolygu, er mwyn darparu arweiniad pellach am ffynonellau gwybodaeth ac eglurhad am faterion yn ymwneud â strwythurau, polisïau, blaenoriaethau a threfnau’r sefydliad.

2 Nid yw’r hyrwyddwr yn bresennol ar gyfer cyfarfodydd preifat y tîm adolygu yn ystod yr ymweliad adolygu, y maen nhw i gyd yn cynnwys trafodaethau am y canfyddiadau a/neu’r beirniadaethau sy’n datblygu gan y tîm adolygu.

3 Os nad yw’r sefydliad eisiau penodi hyrwyddwr, mae’r Asiantaeth yn gofyn bod y sefydliad yn dewis aelod o’i staff fel cyswllt sefydliadol cyntaf ar gyfer y cyfarwyddwr cynorthwyol a’r ysgrifennydd adolygu.

Penodiad a hyfforddiant

4 Mae’n rhaid i’r sawl a benodir fel hyrwyddwr sefydliadol feddu ar:

wybodaeth weithredol dda o systemau a threfnau’r sefydliad, a gwerthfawrogiad o faterion ansawdd a safonau;
gwybodaeth a dealltwriaeth o broses adolygu’r sefydliad;
y gallu i gyfathrebu’n glir, i ddatblygu cydberthnasau ac i barchu cyfrinachedd.

5 Wrth wneud y penodiad, gofynnir i’r sefydliad gofio bod y broses adolygu’n archwilio’n drwyadl ac yn darparu sylwadau am effeithioldeb trefniadau sefydliadol ar gyfer sicrhau ansawdd a safonau. Efallai na fydd aelod o staff sydd â chyfrifoldebau sylweddol mewn perthynas â chynllunio, cynnal a/neu weithredu’r trefniadau yma’n teimlo’n gyfforddus yn chwarae rhan allweddol yn y broses adolygu, ac ni fydd yn un o’r bobl orau i roi cyngor ac arweiniad gwrthrychol i’r tîm adolygu.

6 Disgwylir i’r sawl a benodir gan y sefydliad weithredu fel hyrwyddwr ar gyfer yr ymweliad briffio a’r ymweliad adolygu. Ar ôl i’r ymweliad briffio gychwyn, dim ond dan amgylchiadau eithriadol, a dim ond gyda chytundeb yr Asiantaeth y caiff y sefydliad newid ei hyrwyddwr penodedig.

7 Mae’r Asiantaeth yn rhoi hyfforddiant priodol i’r hyrwyddwyr i gyd.

Protocolau

8 Drwy gydol yr ymweliad briffio, gall yr hyrwyddwr sefydliadol helpu’r tîm adolygu i gael dealltwriaeth eglur a chywir o strwythurau, polisïau, blaenoriaethau a threfnau’r sefydliad. Mae’r swyddogaeth yma’n gofyn bod yr hyrwyddwr yn arsyllu’n wrthrychol, yn cyfathrebu’n glir gyda’r tîm lle bo cais iddo wneud hynny, ac yn sefydlu cydberthnasau effeithiol gyda’r cyfarwyddwr cynorthwyol a’r ysgrifennydd adolygu. Ni ddylai’r hyrwyddwr weithredu fel adfocad ar gyfer y sefydliad. Ond, mae caniatâd iddo ef/iddi hi:

ddod â gwybodaeth ychwanegol i sylw’r tîm;
geisio cywiro ffeithiau anghywir;
ddarparu cyngor ar faterion sefydliadol;
helpu’r sefydliad i ddeall materion a godir gan y tîm.

Y tîm adolygu sydd i benderfynu sut i ddefnyddio’r wybodaeth a ddarperir gan yr hyrwyddwr yn y ffordd orau. Nid yw’r hyrwyddwr yn aelod o’r tîm ac ni fydd yn gwneud beirniadaeth am y ddarpariaeth.

9 Mae gofyn i’r hyrwyddwr gadw yr un confensiynau cyfrinachedd ag aelodau’r tîm adolygu. Rhaid parchu’n arbennig gyfrinachedd y defnydd ysgrifenedig a ddarperir gan aelodau’r tîm cyn neu yn ystod yr ymweliad briffio, ac ni cheir defnyddio unrhyw wybodaeth a derbynnir mewn ffordd sy’n caniatáu i unigolion gael eu hadnabod. Ond, ar yr amod ei f/bod yn parchu cyfrinachedd yn briodol, caiff yr hyrwyddwr wneud nodiadau am drafodaethau’r tîm a darparu adroddiad am hyn i aelodau eraill o staff, er mwyn sicrhau bod gan y sefydliad ddealltwriaeth dda o’r materion a godwyd gan y tîm ar y cam yma yn y broses. Gallai hyn gyfrannu at effeithioldeb yr adolygiad, ac at hyrwyddiad dilynol ansawdd a safonau o fewn y sefydliad.

10 Ni all yr hyrwyddwr ddefnyddio ARCS, system electronig yr Asiantaeth ar gyfer timau adolygu.

11 Mae gan y tîm adolygu’r hawl i ofyn i’r hyrwyddwr adael y broses adolygu ar unrhyw bwynt, os bydd yn teimlo bod yna wrthdrawiad buddiannau, neu fod presenoldeb yr hyrwyddwr yn amharu ar y trafodaethau.

Atodiad G: Y meini prawf ar gyfer beirniadaethau am hyder, a’r berthynas rhwng beirniadaethau am hyder, argymhellion a gweithredu dilynol

Wedi eu disgrifio isod mae’r meini prawf sydd i gael eu defnyddio gan y tîm adolygu wrth iddynt farnu faint o hyder y gallant ei roi yn rhesymol yng nghadernid rheolaeth bresennol y sefydliad a’i rheolaeth debygol yn y dyfodol ar ansawdd ei rhaglenni a safonau academaidd ei dyfarniadau. Mae’r berthynas rhwng y farn am hyder, y mathau o argymhellion a geir gan y tîm adolygu, a’r gweithredu dilynol a geir ar ôl yr adolygiad, wedi eu crynhoi hefyd.

Hyder eang

Mae beirniadaeth o hyder eang yn dangos bod yr arolygwyr yn barnu bod gan sefydliad fecanweithiau trwyadl i reoli ansawdd ei rhaglenni a safonau ei dyfarniadau a’i bod yn defnyddio’r rhain yn effeithiol ac yn gyson. Bydd y mecanweithiau’n cynnwys defnydd cryf a thrwyadl o arholwyr allanol annibynnol mewn trefnau asesu cyfansymiol a phobl allanol annibynnol yn yr adolygiad cyfnodol mewnol o ddisgyblaethau a rhaglenni. Bydd y sefydliad hefyd wedi darparu tystiolaeth i ddangos bod ganddi’r gallu i, a’i bod hi’n debygol iawn o barhau i, sicrhau a chynnal ansawdd a safonau yn y dyfodol a bod yr wybodaeth y mae hi’n ei darparu fel gwybodaeth gyhoeddus yn gyflawn, yn gywir ac yn ddibynadwy.

Tystiolaeth: Bydd yn dod i’r casgliad yma drwy edrych ar dystiolaeth sy’n dangos bod gan y sefydliad strwythurau a threfnau cryf i sicrhau a hybu ansawdd a safonau; ei bod hi’n llwyddiannus o ran rheoli’r strwythurau a’r trefnau hynny ar lefel sefydliadol; a bod y trefnau wedi eu gweithredu’n effeithiol yn lleol a thrwy’r sefydliad i gyd. Mae beirniadaeth o hyder eang yn awgrymu bod ganddynt hyder yng ngallu ac ymrwymiad y sefydliad i adnabod a delio gydag unrhyw sefyllfa allai fygwth ansawdd rhaglenni neu safonau dyfarniadau.

Argymhellion: Ochr yn ochr â beirniadaeth o hyder eang gellir cyflwyno nifer fechan o argymhellion a ystyrir yn fuddiol. Nid yw’n beth anarferol i gael nifer o argymhellion a ystyrir yn fanteisiol hefyd, ond ni fydd unrhyw argymhellion a ystyrir yn hanfodol. Mae hyder eang mewn sefydliad yn dangos hyder bod yr argymhellion sydd wedi eu disgrifio yn yr adroddiad yn debygol o gael eu hystyried a’u gweithredu drwy strwythurau arferol y sefydliad er mwyn hybu ansawdd.

Gweithredu dilynol

Ar ôl blwyddyn: gofynnir i’r sefydliad gyflwyno adroddiad byr i’r Asiantaeth yn dangos sut mae wedi ymateb i’r adroddiad.

Ar ôl tair blynedd: gofynnir i’r sefydliad gyflwyno adroddiad i’r Asiantaeth yn rhoi sylwadau am ei datblygiad ers yr adolygiad ac yn amlinellu ei bwriadau mewn perthynas â rheoli ansawdd a safonau dros y tair blynedd hyd yr adolygiad nesaf. Mae’r Asiantaeth yn ymweld yn fyr â’r sefydliad i drafod y materion yma (gweler Atodiad I).

Hyder cyfyngedig

Mae beirniadaeth o hyder cyfyngedig yn dangos bod yna dystiolaeth i ddangos bod gallu’r sefydliad i reoli ansawdd ei rhaglenni a/neu safonau ei dyfarniadau yn gadarn ac yn effeithiol wedi ei gyfyngu mewn rhyw ffordd neu’n debygol o fynd yn gyfyngedig yn y dyfodol. Efallai mai’r rheswm am y feirniadaeth yma yw bod yna wendid nodedig naill ai yn y ffordd mae’r sefydliad yn rheoli ei strwythurau a’i threfnau neu yn eu gweithrediad ar lefel lleol neu drwy’r sefydliad cyfan. Nid tystiolaeth o broblemau yw’r ffactor sy’n peri i dîm basio barn o hyder cyfyngedig – ni ellir disgwyl i unrhyw sefydliad osgoi’r rhain yn gyfangwbl. Yn hytrach, un rheswm posib fyddai’r ffaith nad yw sefydliad yn gwbl ymwybodol o’r problemau a/neu ei bod wedi methu â gweithredu’n brydlon ac yn briodol i’w cywiro nhw. Caiff y tîm adolygu hefyd fynegi hyder cyfyngedig pan fo rheswm i amau a yw’r wybodaeth gyhoeddus a ddarperir gan y sefydliad yn gyflawn, yn gywir ac yn ddibynadwy, neu pan na fo’r sefydliad yn gwneud defnydd llawn o arholwyr allanol annibynnol mewn trefnau asesu cyfansymiol ac o bobl allanol annibynnol yn yr adolygiad cyfnodol mewnol o ddisgyblaethau neu raglenni.

Tystiolaeth: Pan fo tystiolaeth yn bodoli sy’n taflu amheuon ar effeithioldeb y dulliau cyfredol o sicrhau ansawdd a safonau, neu allu’r sefydliad i gynnal ansawdd a safonau yn y dyfodol, bydd y farn yn nodi a yw’r pryderon wedi eu cyfyngu i nifer fechan o faterion neu’n fwy eang na hynny, ac a yw’r materion yma’n rhoi ansawdd a/neu safonau mewn perygl ai peidio.

Argymhellion: Mae beirniadaeth o hyder cyfyngedig yn debygol o olygu bod nifer fechan o argymhellion a ystyrir yn hanfodol i’w hystyried gan y sefydliad, yn ogystal â nifer o argymhellion a ystyrir yn fanteisiol ac yn fuddiol.

Gweithredu dilynol

O fewn tri mis i gyhoeddi’r adroddiad: gofynnir i’r sefydliad gyflwyno cynllun gweithredu i’r Asiantaeth sy’n dangos sut mae’n bwriadu delio gyda’r argymhellion yn yr adroddiad, a darparu, yn dilyn hynny, adroddiad datblygiad i ddisgrifio sut mae’r cynllun gweithredu wedi’i weithredu. Nid yw’r adolygiad wedi ei arwyddo’n ffurfiol nes bo’r Asiantaeth yn fodlon bod y cynllun gweithredu wedi ei weithredu’n llwyddiannus, a rhaid gwneud hynny o fewn 18 mis ar y mwyaf. Bryd hynny, os bydd pryderon yn parhau am effeithioldeb y gweithredu adferol, bydd yr Asiantaeth yn ymweld unwaith eto.

Ar ôl tair blynedd: gofynnir i’r sefydliad gyflwyno adroddiad i’r Asiantaeth yn rhoi sylwadau am ei datblygiad ers yr adolygiad ac yn amlinellu ei bwriadau mewn perthynas â rheoli ansawdd a safonau dros y tair blynedd hyd yr adolygiad nesaf. Mae’r Asiantaeth yn dod i ymweld â’r sefydliad yn fyr i drafod y materion yma (gweler Atodiad I).

Dim hyder

Mae beirniadaeth o ‘ddim hyder’ yn dangos bod yna dystiolaeth sylweddol o wendidau difrifol a sylfaenol yng ngallu’r sefydliad ar lefel sefydliadol a lleol i sicrhau a chynnal ansawdd ei rhaglenni a safonau ei dyfarniadau.

Tystiolaeth: Bydd yr Asiantaeth yn pasio’r farn ‘dim hyder’ naill ai oherwydd absenoldebau neu gamgymeriadau difrifol yn nhrefnau’r sefydliad ei hun neu oherwydd bod elfennau o’i rheolaeth yn aneffeithiol, a lle mae modd gweld naill ai bod ansawdd neu safonau mewn perygl uniongyrchol, neu y mae amheuaeth ddifrifol am allu’r sefydliad i’w sicrhau a’u cadw nhw yn y dyfodol. Gellir pasio’r farn yma hefyd lle gellir dangos bod yr wybodaeth y mae’r sefydliad yn ei darparu i’r cyhoedd yn annibynadwy ac yn anghywir a/neu’n gamarweiniol.

Argymhellion: Ochr yn ochr â barn o ‘ddim hyder’ bydd nifer sylweddol o argymhellion a ystyrir yn hanfodol, yn ogystal â nifer a ystyrir yn fuddiol a manteisiol.

Gweithredu dilynol

Rhwng chwe a 12 mis yn dilyn cyhoeddiad yr adroddiad: Mae’r CCAUC yn gofyn am adolygiad pellach o’r sefydliad. Penderfynir ar natur, cwmpas ac amseriad yr adolygiad yn unol ag egwyddor cymesuredd, a thrwy drafodaeth rhwng y sefydliad, yr Asiantaeth, a CCAUC.
Ar ôl tair blynedd: gofynnir i’r sefydliad gyflwyno adroddiad i’r Asiantaeth yn rhoi ei sylwadau ar ei datblygiad ers yr adolygiad ac yn amlinellu ei bwriadau mewn perthynas â rheoli ansawdd a safonau dros y tair blynedd hyd yr adolygiad nesaf. Mae’r Asiantaeth yn ymweld yn fyr â’r sefydliad i drafod y materion yma (gweler Atodiad I).

Atodiad H: Strwythur adroddiad enghreifftiol

Mae strwythur yr adroddiad enghreifftiol wedi ei dangos isod.

Rhagair

[Crynodeb safonol, sy’n gyffredin i bob adroddiad, o’r broses adolygu sefydliadol a’i chanlyniadau posib]

Crynodeb

[Crynodeb sydd wedi ei fwriadu yn y lle cyntaf ar gyfer y cyhoedd, yn arbennig i ddarpar-fyfyrwyr, ac y bydd ar gael ar wahân i weddill yr adroddiad]

Datganiad cyflwyniadol.
Datganiad am hyder.
Nodweddion ymarferion da.
Argymhellion ar gyfer gweithredu.
Pwyntiau cyfeirio cenedlaethol.
Pa mor ddibynadwy yw’r wybodaeth.

Canfyddiadau’r adolygiad

[Brasolwg o ganfyddiadau’r adolygiad, gan ddarparu sylwadau am allu’r sefydliad i reoli a gwella ansawdd ei rhaglenni; ei gallu i danategu ei rhaglenni gyda chefnogaeth ddysgu effeithiol; a’i gallu i reoli diogeledd safonau academaidd ei dyfarniadau yn effeithiol]

Effeithioldeb trefnau sefydliadol ar gyfer sicrhau ansawdd rhaglenni.
Effeithioldeb trefnau sefydliadol ar gyfer sicrhau safonau dyfarniadau.
Effeithioldeb trefnau sefydliadol ar gyfer cefnogi dysgu.
Cyfranogaeth allanol yn y mecanweithiau sicrhau ansawdd mewnol.
Defnydd y sefydliad o bwyntiau cyfeirio cenedlaethol.
Pa mor ddibynnol yw’r wybodaeth.
Bwriadau’r sefydliad ar gyfer gwella ansawdd a safonau.
Y defnydd a wneir o’r DHW fel disgrifiad o allu’r sefydliad i ystyried ei chryfderau a’i chyfyngiadau, ac i weithredu ar y rhain i wella ansawdd a safonau.
Nodweddion ymarferion da [rhestr pwyntiau bwled].
Argymhellion ar gyfer gweithredu yn y sefydliad [rhestr pwyntiau bwled]

Y brif adroddiad

Adran 1: Cyflwyniad

[Cyflwyniad safonol i’r adolygiad yma]

Y sefydliad a’i chenhadaeth.

[Maint, arddull a chenhadaeth y sefydliad – unrhyw nodweddion arbennig – sut mae’r rhain wedi dylanwadu ar y cyfeiriadau a gymerwyd gan yr adolygiad]

Y berthynas â Phrifysgol Cymru

[Lle bo’n berthnasol, datganiad am berthynas y sefydliad gyda Phrifysgol Cymru a sut mae hyn yn effeithio ar ei threfniadau sicrhau ansawdd]

Darpariaeth gydweithrediadol.

[Datganiad am raddfa/gymhlethdod y ddarpariaeth gydweithrediadol – y ffordd y caiff ei hymdrin yn yr adolygiad yma (yn gynwysedig neu wedi derbyn sylw mewn adolygiad o ddarpariaeth gydweithrediadol ar wahân)]

Gwybodaeth gefndirol.

[Y sail gwybodaeth ar gyfer yr adolygiad, yn cynnwys natur a statws unrhyw gyflwyniad i’r tîm adolygu gan y corff myfyrwyr]

Y broses adolygu.

[Y broses adolygu fel y mae wedi ei gweithredu ar gyfer yr adolygiad arbennig yma – amserlen a dilyniant – nodyn ar ddewis y llwybrau thematig]

Datblygiadau ers yr adolygiad neu archwiliad diwethaf

[Amlinelliad o weithrediadau allweddol a wnaed ers yr adolygiad/archwiliad diwethaf: arwydd o unrhyw newid strwythurol mawr sydd wedi digwydd ers yr adolygiad/archwiliad diwethaf fydd yn cael effaith ar yr adolygiad yma; amlinelliad o faterion sy’n dod i’r amlwg mewn unrhyw archwiliadau tramor; amlinelliad o faterion sy’n ymddangos mewn adroddiadau PSB]

Adran 2: Archwiliadau’r adolygiad: prosesau sefydliadol

[Adroddiad sy’n gwerthuso effaith gwahanol agweddau o brosesau’r sefydliad ar ansawdd ei rhaglenni a’i chefnogaeth addysgol, ac ar safonau academaidd ei dyfarniadau. Mae’r canlynol yn cynrychioli cyfres graidd o is-adrannau fydd wedi eu cynnwys. Gellir ychwanegu is-adrannau eraill lle bo’n briodol – er enghraifft, i adlewyrchu gwahanol nodweddion y sefydliad, neu lle maent wedi eu pennu gan y sefydliad yn ei DHW]

Fframwaith y sefydliad ar gyfer rheoli ansawdd a safonau, yn cynnwys darpariaeth gydweithrediadol.
Barn y sefydliad am effeithioldeb y fframwaith.
Bwriadau’r sefydliad ar gyfer hybu ansawdd a safonau.
Prosesau cymeradwyo, monitro ac adolygu mewnol.
Cyfranogaeth allanol mewn prosesau adolygu, monitro a chymeradwyo mewnol.
Adolygiad lefel rhaglen ac achrediad gan gyrff allanol.
Ymarferion a threfnau asesiad.
Arholwyr allanol a’u hadroddiadau.
Mynediadau myfyrwyr, a’r defnydd a wneir o ystadegau dilyniant a chwblhad.
Pwyntiau cyfeirio allanol.
Cynrychiolaeth y myfyrwyr yn lleol a thrwy’r sefydliad i gyd.
Adborth gan fyfyrwyr, graddedigion a chyflogwyr.
Trefnau ar gyfer cwynion gan fyfyrwyr ac apeliadau academaidd.
Y ffordd y sicrheir ansawdd y staff dysgu: eu penodiad, eu gwerthusiad a’u gwobrwyo.
Y ffordd y sicrheir ansawdd y staff dysgu: cefnogaeth a datblygiad y staff.
Sicrhad o ansawdd yr addysgu - a ddarperir drwy ddulliau dosbarthedig ac o bell.
Adnoddau cefnogi dysgu.
Arolygaeth, cefnogaeth ac arweiniad academaidd.
Cefnogaeth ac arweiniad personol.
Darpariaeth gydweithrediadol.

Adran 3: Archwiliadau’r adolygiad: gwybodaeth wedi’i chyhoeddi

Profiad y myfyrwyr o wybodaeth wedi’i chyhoeddi a gwybodaeth arall sydd ar gael iddynt.
Dibynadwyaeth, cywirdeb a chyflawnder yr wybodaeth sydd wedi’i chyhoeddi.

Atodiad I: Adolygiadau ac adroddiadau datblygiad ar ganol y gylchred

Cyflwyniad

1 Mae’r adolygiadau’n digwydd mewn cylchredau chwe blynedd, gan gychwyn yn ystod y flwyddyn academaidd 2003-4. Dair blynedd ar ôl pob adolygiad, mae gofyn i’r sefydliad perthnasol gyflwyno adroddiad i’r Asiantaeth am ei datblygiad ers yr adolygiad ac am ddatblygiadau perthnasol eraill. Yna, mae’r Asiantaeth yn dod i ymweld yn fyr ar ganol y gylchred i drafod y materion yma.

2 Hefyd, mae gofyn i sefydliadau sy’n derbyn adolygiad yn hanner olaf y gylchred chwe blynedd gyntaf (h.y. yn 2006-07, 2007-08 neu 2008-09) gyflwyno adroddiad am y datblygiad a wnaed wrth ddelio â chanfyddiadau adroddiadau gweithredu ac archwilio blaenorol yr Asiantaeth.

3 Mae gwybodaeth bellach am y ddau fath o weithgaredd i’w chael isod.

Adolygiadau canol cylchred

4 Pwrpas adolygiad ar ganol y gylchred yw darparu adborth i’r sefydliad am ganfyddiadau’r Asiantaeth am ei datblygiad ers yr adolygiad blaenorol, ac am gryfderau a gwendidau yn ei chynlluniau cyfredol a’i chynlluniau yn y dyfodol er mwyn sicrhau a gwella ansawdd.

5 Mae proses yr adolygiad canol cylchred yn cynnwys:

cysylltiad cychwynnol gan yr Asiantaeth i gadarnhau’r trefniadau ar gyfer yr adolygiad, yn cynnwys dyddiad yr ymweliad a’r wybodaeth sy’n ofynnol;
heb fod yn hwyrach na chwe wythnos cyn yr ymweliad, mae’r sefydliad yn cyflwyno adroddiad byr i’r Asiantaeth sy’n crynhoi:

y pethau a wnaeth i ddelio gyda’r argymhellion yn yr adroddiad adolygiad sefydliadol;
y pethau a wnaeth i ddelio gyda’r argymhellion mewn adroddiadau gan gyrff proffesiynol, statudol a rheoliadol ers yr adolygiad;
unrhyw newidiadau mawr yn strwythur a threfn y sefydliad ers yr adolygiad;
unrhyw ddatblygiadau strategol allweddol (er enghraifft, mewn dysgu ac addysgu, ehangu cyfranogaeth, gwaith ymchwil neu reoli gwybodaeth) ers yr adolygiad;
lle bo’n berthnasol, unrhyw ddatblygu trefniadau cydweithrediadol gyda sefydliadau partner neu gyrff eraill ers yr adolygiad;
bwriadau’r sefydliad i ddatblygu trefnau sicrhau ansawdd ymhellach a hybu cyfleoedd dysgu.

Os bydd y sefydliad eisiau gwneud hynny, gellid cyflwyno amrediad cyfyngedig o ddogfennaeth gefnogi gyda’r adroddiad.

ymweliad â’r sefydliad gan aelod o staff yr Asiantaeth. Nid yw’r ymweliad yn para mwy na diwrnod ac mae’n cynnwys:

trafodaeth ffurfiol gydag un neu ddau o staff uwch y sefydliad sydd â chyfrifoldeb am ansawdd a safonau;
cyfle i ddarllen adroddiadau adolygu mewnol perthnasol a gynhyrchwyd yn ystod y tair blynedd ers yr adolygiad, ynghyd â’r holl adroddiadau perthnasol gan gyrff proffesiynol, statudol a rheoliadol;
cyfle i ystyried amrediad o ddefnydd wedi’i gyhoeddi yn ymwneud ag ansawdd a safonau, yn cynnwys gwybodaeth a gyhoeddwyd ar wefan y sefydliad.
o fewn wyth wythnos i’r ymweliad, cyflwyno adroddiad byr i’r sefydliad yn disgrifio casgliadau’r Asiantaeth am y datblygiad a wnaed ers yr adolygiad blaenorol ac yn amlygu’r cryfderau a’r gwendidau a wêl yn y cynlluniau cyfredol a chynlluniau’r dyfodol ar gyfer sicrhau a gwella ansawdd. Ni chaiff yr adroddiad yma ei chyhoeddi. Darperir copi ar gyfer CCAUC.

6 Ni all proses adolygu canol y gylchred ddiweddu gydag argymhellion neu benderfyniad bod beirniadaethau’r tîm adolygu blaenorol i gael eu haddasu neu eu diwygio.

7 Os bydd adolygiad canol y gylchred yn dangos bod yna anawsterau allai fod yn rhai difrifol mewn perthynas â rheolaeth y sefydliad o’i ansawdd a’i safonau, gallai’r Asiantaeth benderfynu y dylai dau adolygydd ac aelod o staff yr Asiantaeth wneud adolygiad canol cylchred pellach. Os bydd yr ail ymweliad yn dangos bod yna faterion sy’n achosi pryder difrifol nad yw’r sefydliad yn delio â nhw’n foddhaol, gallai’r Asiantaeth, mewn ymgynghoriad â CCAUC, ddod â dyddiad yr adolygiad nesaf yn ei flaen.

Adroddiadau datblygiad

8 Dylai adroddiadau datblygiad a gynhyrchir gan sefydliadau sy’n cael adolygiadau yn ail hanner y gylchred chwe blynedd cyntaf fod yn debyg yn eu cynnwys i’r rheini a gynhyrchwyd ar gyfer adolygiadau canol y gylchred. Dylent gynnwys crynodeb o’r gweithrediadau a wneir i ddelio ag argymhellion yr adroddiad archwiliad blaenorol ac o adroddiadau gweithrediadau a gafwyd gan yr Asiantaeth ers yr archwiliad.

9 Mae’r Asiantaeth yn gofyn am yr adroddiadau dair blynedd cyn dyddiad yr adolygiad sefydliadol, a chânt eu hystyried gan un o gyfarwyddwyr cynorthwyol yr Asiantaeth. Ni cheir ymweliad. Mae’r broses yn cynnwys ystyried gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus am y sefydliad, yn cynnwys yr wybodaeth a gyhoeddwyd gan y sefydliad ei hun ar ei gwefan.

10 Canlyniad y broses yw ymateb byr i’r sefydliad gan yr Asiantaeth. Mae’r ymateb yn rhoi sylwadau am y datblygiad a gafwyd yn ôl yr hyn a welir ers yr archwiliad diwethaf ac mae’n nodi unrhyw bwyntiau sydd i dderbyn ystyriaeth bellach. Ni chaiff yr ymateb ei gyhoeddi. Darperir copi i CCAUC a, maes o law, i’r tîm adolygiad sefydliadol.

11 Os bydd yr adroddiad datblygiad yn codi materion o bryder difrifol nad yw’r sefydliad fel petai’n delio â hwy’n foddhaol, fe allai’r Asiantaeth, mewn ymgynghoriad â CCAUC, ddod â dyddiad yr adolygiad nesaf yn ei flaen.

Atodiad J: Safonau proses ac egwyddorion gweithrediadol yr Asiantaeth

Cefndir

1 Mae dull yr Asiantaeth o weithredu adolygiadau sefydliadol yn defnyddio ymarferion a safonau proses a ddatblygwyd ac a wellhawyd gan ei gyrff blaenorol. Ers i’r cyrff hynny ddechrau eu gwaith, mae ymarferion da mewn archwilio (wedi eu harwain gan y safonau a gyhoeddwyd o ymarferion archwilio) a gofynion yn ymwneud ag atebolrwydd a llunio adroddiadau, wedi datblygu’n sylweddol. Mae’r Asiantaeth yn cydnabod bod rhai o’r safonau proses y mae wedi eu defnyddio yn y gorffennol wedi bod yn ensynedig yn hytrach na bod yn glir ac yn agored, ac y dylid tanategu’r broses adolygu sefydliadol gyda datganiad mwy eglur am safonau proses ac egwyddorion gweithrediadol.

2 Wrth ddatblygu ei hegwyddorion gweithrediadol a’i safonau proses, mae’r Asiantaeth wedi ystyried yr egwyddorion sy’n tanategu safon atebolrwydd cyfres AA1000 a Saith Egwyddor Bywyd Cyhoeddus a ddatblygwyd gan y Pwyllgor Nolan.

Egwyddorion

3 Nod yr Asiantaeth yw cadw a hybu nifer o egwyddorion cyffredinol yn lefelau strategol a lefelau gweithrediadol ei gwaith.

Llawlyfr adolygiad sefydliadol: Cymru

Cynnwys

Cyflwyniad

Cefndir

Pwrpas, egwyddorion craidd a gofynion

Y gylchred adolygu

Safonau proses ac egwyddorion gweithrediadol yr Asiantaeth

Crynodeb o’r broses adolygiad sefydliadol

Cwmpas

Darpariaeth gydweithrediadol

Gwybodaeth a thystiolaeth

Beirniadaethau ac adroddiadau

Myfyrwyr

Personél adolygu

Sut mae’r broses yn gweithio

Paratoi

Dogfennaeth

Yr ymweliad briffio

Dewis llwybrau thematig

Defnyddio pwyntiau cyfeirio

Beirniadaethau ac adroddiadau

Arwyddo’r adroddiad a’r gweithredu dilynol

Gweinyddiad yr adolygiad a chysylltiadau sefydliadol

Cwynion a chyflwyno achosion

Atodiad A: Amlinelliad o’r broses adolygiad sefydliadol

O leiaf 36 wythnos cyn yr ymweliad adolygu = Yr ymweliad cyntaf

5 wythnos cyn yr ymweliad adolygu = Yr ymweliad briffio

Yr ymweliad adolygu

Atodiad B: Canllawiau ar gyfer cynhyrchu’r ddogfen hunan-werthusiad (DHW)

Pwrpas y DHW

Strwythur a chynnwys

Darpariaeth gydweithrediadol

Hyd ac arddull

Dogfennaeth sy’n gysylltiedig â’r DHW

Cyflwyniad

Cyfrinachedd

Atodiad C: Cyfranogaeth y myfyrwyr

Cefndir

Ffurf, hyd a chynnwys

Cyflwyniad

Cyfrinachedd

Dilyniant

Atodiad D: Gwybodaeth

Y gofynion o ran gwybodaeth

Cyflwyno gwybodaeth i’r Asiantaeth

Sut mae’r Asiantaeth yn rheoli gwybodaeth

Yr wybodaeth ofynnol

Adran A: Gwybodaeth ddylai fod ar gael ymhob SAU i bwrpasau adolygu

Adran B: Gwybodaeth i’w chyhoeddi

Atodiad E: Dewis a hyfforddi timau adolygu

Cyflwyniad

Y nodweddion gofynnol ymhob adolygwr

Y nodweddion gofynnol ymhob ysgrifennydd adolygu

Atodiad F: Yr hyrwyddwr sefydliadol

Swyddogaeth yr hyrwyddwr sefydliadol

Penodiad a hyfforddiant

Protocolau

Atodiad G: Y meini prawf ar gyfer beirniadaethau am hyder, a’r berthynas rhwng beirniadaethau am hyder, argymhellion a gweithredu dilynol

Hyder eang

Gweithredu dilynol

Hyder cyfyngedig

Gweithredu dilynol

Dim hyder

Gweithredu dilynol

Atodiad H: Strwythur adroddiad enghreifftiol

Rhagair

Crynodeb

Y brif adroddiad

Adran 1: Cyflwyniad

Adran 2: Archwiliadau’r adolygiad: prosesau sefydliadol

Adran 3: Archwiliadau’r adolygiad: gwybodaeth wedi’i chyhoeddi

Atodiad I: Adolygiadau ac adroddiadau datblygiad ar ganol y gylchred

Cyflwyniad

Adolygiadau canol cylchred

Adroddiadau datblygiad

Atodiad J: Safonau proses ac egwyddorion gweithrediadol yr Asiantaeth

Cefndir

Egwyddorion