Atodiad F: Yr hyrwyddwr sefydliadol
Swyddogaeth yr hyrwyddwr sefydliadol
1 Gwahoddir y sefydliad i benodi hyrwyddwr sefydliadol i gefnogi’r adolygiad. Dyma swyddogaeth yr hyrwyddwr sefydliadol:
- gweithredu fel y cyswllt sefydliadol cyntaf ar gyfer y cyfarwyddwr cynorthwyol yn ystod y gwaith paratoi ar gyfer yr adolygiad, yn cynnwys y cyfarfod cychwynnol;
- gweithredu fel y cyswllt sefydliadol cyntaf ar gyfer y tîm adolygu yn ystod yr ymweliadau briffio ac adolygu;
- cymryd rhan yn nhrafodaethau’r tîm adolygu am y DHW ac unrhyw ddogfennaeth gefnogol ar ddiwrnod cyntaf yr ymweliad briffio, a darparu cyngor ac arweiniad i’r tîm wedi hynny am ffynonellau gwybodaeth pellach ac am strwythurau, polisïau, blaenoriaethau a threfnau’r sefydliad;
- mynychu cyfarfodydd preifat y tîm adolygu yn ystod yr ymweliad briffio a hefyd ei gyfarfodydd gyda’r grwp o staff sy’n cymryd rhan mewn rheoli ansawdd ar lefel uwch;
- sicrhau bod gan y sefydliad ddealltwriaeth dda o’r materion a godwyd gan y tîm adolygu yn yr ymweliad briffio, gan gyfrannu at effeithioldeb yr adolygiad, ac at yr hyrwyddiad ansawdd a safonau dilynol o fewn y sefydliad;
- cyfarfod y tîm adolygu ar gais y tîm yn ystod yr ymweliad adolygu, er mwyn darparu arweiniad pellach am ffynonellau gwybodaeth ac eglurhad am faterion yn ymwneud â strwythurau, polisïau, blaenoriaethau a threfnau’r sefydliad.
2 Nid yw’r hyrwyddwr yn bresennol ar gyfer cyfarfodydd preifat y tîm adolygu yn ystod yr ymweliad adolygu, y maen nhw i gyd yn cynnwys trafodaethau am y canfyddiadau a/neu’r beirniadaethau sy’n datblygu gan y tîm adolygu.
3 Os nad yw’r sefydliad eisiau penodi hyrwyddwr, mae’r Asiantaeth yn gofyn bod y sefydliad yn dewis aelod o’i staff fel cyswllt sefydliadol cyntaf ar gyfer y cyfarwyddwr cynorthwyol a’r ysgrifennydd adolygu.
Penodiad a hyfforddiant
4 Mae’n rhaid i’r sawl a benodir fel hyrwyddwr sefydliadol feddu ar:
- wybodaeth weithredol dda o systemau a threfnau’r sefydliad, a gwerthfawrogiad o faterion ansawdd a safonau;
- gwybodaeth a dealltwriaeth o broses adolygu’r sefydliad;
- y gallu i gyfathrebu’n glir, i ddatblygu cydberthnasau ac i barchu cyfrinachedd.
5 Wrth wneud y penodiad, gofynnir i’r sefydliad gofio bod y broses adolygu’n archwilio’n drwyadl ac yn darparu sylwadau am effeithioldeb trefniadau sefydliadol ar gyfer sicrhau ansawdd a safonau. Efallai na fydd aelod o staff sydd â chyfrifoldebau sylweddol mewn perthynas â chynllunio, cynnal a/neu weithredu’r trefniadau yma’n teimlo’n gyfforddus yn chwarae rhan allweddol yn y broses adolygu, ac ni fydd yn un o’r bobl orau i roi cyngor ac arweiniad gwrthrychol i’r tîm adolygu.
6 Disgwylir i’r sawl a benodir gan y sefydliad weithredu fel hyrwyddwr ar gyfer yr ymweliad briffio a’r ymweliad adolygu. Ar ôl i’r ymweliad briffio gychwyn, dim ond dan amgylchiadau eithriadol, a dim ond gyda chytundeb yr Asiantaeth y caiff y sefydliad newid ei hyrwyddwr penodedig.
7 Mae’r Asiantaeth yn rhoi hyfforddiant priodol i’r hyrwyddwyr i gyd.
Protocolau
8 Drwy gydol yr ymweliad briffio, gall yr hyrwyddwr sefydliadol helpu’r tîm adolygu i gael dealltwriaeth eglur a chywir o strwythurau, polisïau, blaenoriaethau a threfnau’r sefydliad. Mae’r swyddogaeth yma’n gofyn bod yr hyrwyddwr yn arsyllu’n wrthrychol, yn cyfathrebu’n glir gyda’r tîm lle bo cais iddo wneud hynny, ac yn sefydlu cydberthnasau effeithiol gyda’r cyfarwyddwr cynorthwyol a’r ysgrifennydd adolygu. Ni ddylai’r hyrwyddwr weithredu fel adfocad ar gyfer y sefydliad. Ond, mae caniatâd iddo ef/iddi hi:
- ddod â gwybodaeth ychwanegol i sylw’r tîm;
- geisio cywiro ffeithiau anghywir;
- ddarparu cyngor ar faterion sefydliadol;
- helpu’r sefydliad i ddeall materion a godir gan y tîm.
Y tîm adolygu sydd i benderfynu sut i ddefnyddio’r wybodaeth a ddarperir gan yr hyrwyddwr yn y ffordd orau. Nid yw’r hyrwyddwr yn aelod o’r tîm ac ni fydd yn gwneud beirniadaeth am y ddarpariaeth.
9 Mae gofyn i’r hyrwyddwr gadw yr un confensiynau cyfrinachedd ag aelodau’r tîm adolygu. Rhaid parchu’n arbennig gyfrinachedd y defnydd ysgrifenedig a ddarperir gan aelodau’r tîm cyn neu yn ystod yr ymweliad briffio, ac ni cheir defnyddio unrhyw wybodaeth a derbynnir mewn ffordd sy’n caniatáu i unigolion gael eu hadnabod. Ond, ar yr amod ei f/bod yn parchu cyfrinachedd yn briodol, caiff yr hyrwyddwr wneud nodiadau am drafodaethau’r tîm a darparu adroddiad am hyn i aelodau eraill o staff, er mwyn sicrhau bod gan y sefydliad ddealltwriaeth dda o’r materion a godwyd gan y tîm ar y cam yma yn y broses. Gallai hyn gyfrannu at effeithioldeb yr adolygiad, ac at hyrwyddiad dilynol ansawdd a safonau o fewn y sefydliad.
10 Ni all yr hyrwyddwr ddefnyddio ARCS, system electronig yr Asiantaeth ar gyfer timau adolygu.
11 Mae gan y tîm adolygu’r hawl i ofyn i’r hyrwyddwr adael y broses adolygu ar unrhyw bwynt, os bydd yn teimlo bod yna wrthdrawiad buddiannau, neu fod presenoldeb yr hyrwyddwr yn amharu ar y trafodaethau.
Atodiad G: Y meini prawf ar gyfer beirniadaethau am hyder, a’r berthynas rhwng beirniadaethau am hyder, argymhellion a gweithredu dilynol
Wedi eu disgrifio isod mae’r meini prawf sydd i gael eu defnyddio gan y tîm adolygu wrth iddynt farnu faint o hyder y gallant ei roi yn rhesymol yng nghadernid rheolaeth bresennol y sefydliad a’i rheolaeth debygol yn y dyfodol ar ansawdd ei rhaglenni a safonau academaidd ei dyfarniadau. Mae’r berthynas rhwng y farn am hyder, y mathau o argymhellion a geir gan y tîm adolygu, a’r gweithredu dilynol a geir ar ôl yr adolygiad, wedi eu crynhoi hefyd.
Hyder
Mae beirniadaeth o hyder yn dangos bod yr arolygwyr yn barnu bod gan sefydliad fecanweithiau trwyadl i reoli ansawdd ei rhaglenni a safonau ei dyfarniadau a’i bod yn defnyddio’r rhain yn effeithiol ac yn gyson. Bydd y mecanweithiau’n cynnwys defnydd cryf a thrwyadl o arholwyr allanol annibynnol mewn trefnau asesu cyfansymiol a phobl allanol annibynnol yn yr adolygiad cyfnodol mewnol o ddisgyblaethau a rhaglenni. Bydd y sefydliad hefyd wedi darparu tystiolaeth i ddangos bod ganddi’r gallu i, a’i bod hi’n debygol iawn o barhau i, sicrhau a chynnal ansawdd a safonau yn y dyfodol a bod yr wybodaeth y mae hi’n ei darparu fel gwybodaeth gyhoeddus yn gyflawn, yn gywir ac yn ddibynadwy.
Tystiolaeth: Bydd yn dod i’r casgliad yma drwy edrych ar dystiolaeth sy’n dangos bod gan y sefydliad strwythurau a threfnau cryf i sicrhau a hybu ansawdd a safonau; ei bod hi’n llwyddiannus o ran rheoli’r strwythurau a’r trefnau hynny ar lefel sefydliadol; a bod y trefnau wedi eu gweithredu’n effeithiol yn lleol a thrwy’r sefydliad i gyd. Mae beirniadaeth o hyder yn awgrymu bod ganddynt hyder yng ngallu ac ymrwymiad y sefydliad i adnabod a delio gydag unrhyw sefyllfa allai fygwth ansawdd rhaglenni neu safonau dyfarniadau.
Argymhellion: Ochr yn ochr â beirniadaeth o hyder gellir cyflwyno nifer fechan o argymhellion a ystyrir yn fuddiol. Nid yw’n beth anarferol i gael nifer o argymhellion a ystyrir yn fanteisiol hefyd, ond ni fydd unrhyw argymhellion a ystyrir yn hanfodol. Mae hyder mewn sefydliad yn dangos hyder bod yr argymhellion sydd wedi eu disgrifio yn yr adroddiad yn debygol o gael eu hystyried a’u gweithredu drwy strwythurau arferol y sefydliad er mwyn hybu ansawdd.
Gweithredu dilynol
Ar ôl blwyddyn: gofynnir i’r sefydliad gyflwyno adroddiad byr i’r Asiantaeth yn dangos sut mae wedi ymateb i’r adroddiad.
Ar ôl tair blynedd: gofynnir i’r sefydliad gyflwyno adroddiad i’r Asiantaeth yn rhoi sylwadau am ei datblygiad ers yr adolygiad ac yn amlinellu ei bwriadau mewn perthynas â rheoli ansawdd a safonau dros y tair blynedd hyd yr adolygiad nesaf. Mae’r Asiantaeth yn ymweld yn fyr â’r sefydliad i drafod y materion yma (gweler Atodiad I).
Hyder cyfyngedig
Mae beirniadaeth o hyder cyfyngedig yn dangos bod yna dystiolaeth i ddangos bod gallu’r sefydliad i reoli ansawdd ei rhaglenni a/neu safonau ei dyfarniadau yn gadarn ac yn effeithiol wedi ei gyfyngu mewn rhyw ffordd neu’n debygol o fynd yn gyfyngedig yn y dyfodol. Efallai mai’r rheswm am y feirniadaeth yma yw bod yna wendid nodedig naill ai yn y ffordd mae’r sefydliad yn rheoli ei strwythurau a’i threfnau neu yn eu gweithrediad ar lefel lleol neu drwy’r sefydliad cyfan. Nid tystiolaeth o broblemau yw’r ffactor sy’n peri i dîm basio barn o hyder cyfyngedig – ni ellir disgwyl i unrhyw sefydliad osgoi’r rhain yn gyfangwbl. Yn hytrach, un rheswm posib fyddai’r ffaith nad yw sefydliad yn gwbl ymwybodol o’r problemau a/neu ei bod wedi methu â gweithredu’n brydlon ac yn briodol i’w cywiro nhw. Caiff y tîm adolygu hefyd fynegi hyder cyfyngedig pan fo rheswm i amau a yw’r wybodaeth gyhoeddus a ddarperir gan y sefydliad yn gyflawn, yn gywir ac yn ddibynadwy, neu pan na fo’r sefydliad yn gwneud defnydd llawn o arholwyr allanol annibynnol mewn trefnau asesu cyfansymiol ac o bobl allanol annibynnol yn yr adolygiad cyfnodol mewnol o ddisgyblaethau neu raglenni.
Tystiolaeth: Pan fo tystiolaeth yn bodoli sy’n taflu amheuon ar effeithioldeb y dulliau cyfredol o sicrhau ansawdd a safonau, neu allu’r sefydliad i gynnal ansawdd a safonau yn y dyfodol, bydd y farn yn nodi a yw’r pryderon wedi eu cyfyngu i nifer fechan o faterion neu’n fwy eang na hynny, ac a yw’r materion yma’n rhoi ansawdd a/neu safonau mewn perygl ai peidio.
Argymhellion: Mae beirniadaeth o hyder cyfyngedig yn debygol o olygu bod nifer fechan o argymhellion a ystyrir yn hanfodol i’w hystyried gan y sefydliad, yn ogystal â nifer o argymhellion a ystyrir yn fanteisiol ac yn fuddiol.
Gweithredu dilynol
O fewn tri mis i gyhoeddi’r adroddiad: gofynnir i’r sefydliad gyflwyno cynllun gweithredu i’r Asiantaeth sy’n dangos sut mae’n bwriadu delio gyda’r argymhellion yn yr adroddiad, a darparu, yn dilyn hynny, adroddiad datblygiad i ddisgrifio sut mae’r cynllun gweithredu wedi’i weithredu. Nid yw’r adolygiad wedi ei arwyddo’n ffurfiol nes bo’r Asiantaeth yn fodlon bod y cynllun gweithredu wedi ei weithredu’n llwyddiannus, a rhaid gwneud hynny o fewn 18 mis ar y mwyaf. Bryd hynny, os bydd pryderon yn parhau am effeithioldeb y gweithredu adferol, bydd yr Asiantaeth yn ymweld unwaith eto.
Ar ôl tair blynedd: gofynnir i’r sefydliad gyflwyno adroddiad i’r Asiantaeth yn rhoi sylwadau am ei datblygiad ers yr adolygiad ac yn amlinellu ei bwriadau mewn perthynas â rheoli ansawdd a safonau dros y tair blynedd hyd yr adolygiad nesaf. Mae’r Asiantaeth yn dod i ymweld â’r sefydliad yn fyr i drafod y materion yma (gweler Atodiad I).
Dim hyder
Mae beirniadaeth o ‘ddim hyder’ yn dangos bod yna dystiolaeth sylweddol o wendidau difrifol a sylfaenol yng ngallu’r sefydliad ar lefel sefydliadol a lleol i sicrhau a chynnal ansawdd ei rhaglenni a safonau ei dyfarniadau.
Tystiolaeth: Bydd yr Asiantaeth yn pasio’r farn ‘dim hyder’ naill ai oherwydd absenoldebau neu gamgymeriadau difrifol yn nhrefnau’r sefydliad ei hun neu oherwydd bod elfennau o’i rheolaeth yn aneffeithiol, a lle mae modd gweld naill ai bod ansawdd neu safonau mewn perygl uniongyrchol, neu y mae amheuaeth ddifrifol am allu’r sefydliad i’w sicrhau a’u cadw nhw yn y dyfodol. Gellir pasio’r farn yma hefyd lle gellir dangos bod yr wybodaeth y mae’r sefydliad yn ei darparu i’r cyhoedd yn annibynadwy ac yn anghywir a/neu’n gamarweiniol.
Argymhellion: Ochr yn ochr â barn o ‘ddim hyder’ bydd nifer sylweddol o argymhellion a ystyrir yn hanfodol, yn ogystal â nifer a ystyrir yn fuddiol a manteisiol.
Gweithredu dilynol
Rhwng chwe a 12 mis yn dilyn cyhoeddiad yr adroddiad: Mae’r CCAUC yn
gofyn am adolygiad pellach o’r sefydliad. Penderfynir
ar natur, cwmpas ac amseriad yr adolygiad yn unol ag egwyddor
cymesuredd, a thrwy drafodaeth
rhwng y sefydliad, yr Asiantaeth, a CCAUC.
Ar ôl tair blynedd: gofynnir i’r sefydliad gyflwyno adroddiad
i’r Asiantaeth yn rhoi ei sylwadau ar ei datblygiad ers yr adolygiad
ac yn amlinellu ei bwriadau mewn perthynas â rheoli ansawdd a safonau
dros y tair blynedd hyd yr adolygiad nesaf. Mae’r Asiantaeth yn
ymweld yn fyr â’r sefydliad i drafod y materion yma (gweler
Atodiad I).
Atodiad H: Strwythur adroddiad enghreifftiol
Mae strwythur yr adroddiad enghreifftiol wedi ei dangos isod.
Rhagair
[Crynodeb safonol, sy’n gyffredin i bob adroddiad, o’r broses adolygu sefydliadol a’i chanlyniadau posib]
Crynodeb
[Crynodeb sydd wedi ei fwriadu yn y lle cyntaf ar gyfer y cyhoedd, yn arbennig i ddarpar-fyfyrwyr, ac y bydd ar gael ar wahân i weddill yr adroddiad]
- Datganiad cyflwyniadol.
- Datganiad am hyder.
- Nodweddion ymarferion da.
- Argymhellion ar gyfer gweithredu.
- Pwyntiau cyfeirio cenedlaethol.
- Pa mor ddibynadwy yw’r wybodaeth.
Canfyddiadau’r adolygiad
[Brasolwg o ganfyddiadau’r adolygiad, gan ddarparu sylwadau am allu’r sefydliad i reoli a gwella ansawdd ei rhaglenni; ei gallu i danategu ei rhaglenni gyda chefnogaeth ddysgu effeithiol; a’i gallu i reoli diogeledd safonau academaidd ei dyfarniadau yn effeithiol]
- Effeithioldeb trefnau sefydliadol ar gyfer sicrhau ansawdd rhaglenni.
- Effeithioldeb trefnau sefydliadol ar gyfer sicrhau safonau dyfarniadau.
- Effeithioldeb trefnau sefydliadol ar gyfer cefnogi dysgu.
- Cyfranogaeth allanol yn y mecanweithiau sicrhau ansawdd mewnol.
- Defnydd y sefydliad o bwyntiau cyfeirio cenedlaethol.
- Pa mor ddibynnol yw’r wybodaeth.
- Bwriadau’r sefydliad ar gyfer gwella ansawdd a safonau.
- Y defnydd a wneir o’r DHW fel disgrifiad o allu’r sefydliad i ystyried ei chryfderau a’i chyfyngiadau, ac i weithredu ar y rhain i wella ansawdd a safonau.
- Nodweddion ymarferion da [rhestr pwyntiau bwled].
- Argymhellion ar gyfer gweithredu yn y sefydliad [rhestr pwyntiau bwled]
Y brif adroddiad
Adran 1: Cyflwyniad
[Cyflwyniad safonol i’r adolygiad yma]
- Y sefydliad a’i chenhadaeth.
[Maint, arddull a chenhadaeth y sefydliad – unrhyw nodweddion arbennig – sut mae’r rhain wedi dylanwadu ar y cyfeiriadau a gymerwyd gan yr adolygiad]
- Y berthynas â Phrifysgol Cymru
[Lle bo’n berthnasol, datganiad am berthynas y sefydliad gyda Phrifysgol Cymru a sut mae hyn yn effeithio ar ei threfniadau sicrhau ansawdd]
- Darpariaeth gydweithrediadol.
[Datganiad am raddfa/gymhlethdod y ddarpariaeth gydweithrediadol – y ffordd y caiff ei hymdrin yn yr adolygiad yma (yn gynwysedig neu wedi derbyn sylw mewn adolygiad o ddarpariaeth gydweithrediadol ar wahân)]
- Gwybodaeth gefndirol.
[Y sail gwybodaeth ar gyfer yr adolygiad, yn cynnwys natur a statws unrhyw gyflwyniad i’r tîm adolygu gan y corff myfyrwyr]
- Y broses adolygu.
[Y broses adolygu fel y mae wedi ei gweithredu ar gyfer yr adolygiad arbennig yma – amserlen a dilyniant – nodyn ar ddewis y llwybrau thematig]
- Datblygiadau ers yr adolygiad neu archwiliad diwethaf
[Amlinelliad o weithrediadau allweddol a wnaed ers yr adolygiad/archwiliad diwethaf: arwydd o unrhyw newid strwythurol mawr sydd wedi digwydd ers yr adolygiad/archwiliad diwethaf fydd yn cael effaith ar yr adolygiad yma; amlinelliad o faterion sy’n dod i’r amlwg mewn unrhyw archwiliadau tramor; amlinelliad o faterion sy’n ymddangos mewn adroddiadau PSB]
Adran 2: Archwiliadau’r adolygiad: prosesau sefydliadol
[Adroddiad sy’n gwerthuso effaith gwahanol agweddau o brosesau’r sefydliad ar ansawdd ei rhaglenni a’i chefnogaeth addysgol, ac ar safonau academaidd ei dyfarniadau. Mae’r canlynol yn cynrychioli cyfres graidd o is-adrannau fydd wedi eu cynnwys. Gellir ychwanegu is-adrannau eraill lle bo’n briodol – er enghraifft, i adlewyrchu gwahanol nodweddion y sefydliad, neu lle maent wedi eu pennu gan y sefydliad yn ei DHW]
- Fframwaith y sefydliad ar gyfer rheoli ansawdd a safonau, yn cynnwys darpariaeth gydweithrediadol.
- Barn y sefydliad am effeithioldeb y fframwaith.
- Bwriadau’r sefydliad ar gyfer hybu ansawdd a safonau.
- Prosesau cymeradwyo, monitro ac adolygu mewnol.
- Cyfranogaeth allanol mewn prosesau adolygu, monitro a chymeradwyo mewnol.
- Adolygiad lefel rhaglen ac achrediad gan gyrff allanol.
- Ymarferion a threfnau asesiad.
- Arholwyr allanol a’u hadroddiadau.
- Mynediadau myfyrwyr, a’r defnydd a wneir o ystadegau dilyniant a chwblhad.
- Pwyntiau cyfeirio allanol.
- Cynrychiolaeth y myfyrwyr yn lleol a thrwy’r sefydliad i gyd.
- Adborth gan fyfyrwyr, graddedigion a chyflogwyr.
- Trefnau ar gyfer cwynion gan fyfyrwyr ac apeliadau academaidd.
- Y ffordd y sicrheir ansawdd y staff dysgu: eu penodiad, eu gwerthusiad a’u gwobrwyo.
- Y ffordd y sicrheir ansawdd y staff dysgu: cefnogaeth a datblygiad y staff.
- Sicrhad o ansawdd yr addysgu - a ddarperir drwy ddulliau dosbarthedig ac o bell.
- Adnoddau cefnogi dysgu.
- Arolygaeth, cefnogaeth ac arweiniad academaidd.
- Cefnogaeth ac arweiniad personol.
- Darpariaeth gydweithrediadol.
Adran 3: Archwiliadau’r adolygiad: gwybodaeth wedi’i chyhoeddi
- Profiad y myfyrwyr o wybodaeth wedi’i chyhoeddi a gwybodaeth arall sydd ar gael iddynt.
- Dibynadwyaeth, cywirdeb a chyflawnder yr wybodaeth sydd wedi’i chyhoeddi.
Atodiad I: Adolygiadau ac adroddiadau datblygiad ar ganol y gylchred
Cyflwyniad
1 Mae’r adolygiadau’n digwydd mewn cylchredau chwe blynedd, gan gychwyn yn ystod y flwyddyn academaidd 2003-4. Dair blynedd ar ôl pob adolygiad, mae gofyn i’r sefydliad perthnasol gyflwyno adroddiad i’r Asiantaeth am ei datblygiad ers yr adolygiad ac am ddatblygiadau perthnasol eraill. Yna, mae’r Asiantaeth yn dod i ymweld yn fyr ar ganol y gylchred i drafod y materion yma.
2 Hefyd, mae gofyn i sefydliadau sy’n derbyn adolygiad yn hanner olaf y gylchred chwe blynedd gyntaf (h.y. yn 2006-07, 2007-08 neu 2008-09) gyflwyno adroddiad am y datblygiad a wnaed wrth ddelio â chanfyddiadau adroddiadau gweithredu ac archwilio blaenorol yr Asiantaeth.
3 Mae gwybodaeth bellach am y ddau fath o weithgaredd i’w chael isod.
Adolygiadau canol cylchred
4 Pwrpas adolygiad ar ganol y gylchred yw darparu adborth i’r sefydliad am ganfyddiadau’r Asiantaeth am ei datblygiad ers yr adolygiad blaenorol, ac am gryfderau a gwendidau yn ei chynlluniau cyfredol a’i chynlluniau yn y dyfodol er mwyn sicrhau a gwella ansawdd.
5 Mae proses yr adolygiad canol cylchred yn cynnwys:
- cysylltiad cychwynnol gan yr Asiantaeth i gadarnhau’r trefniadau ar gyfer yr adolygiad, yn cynnwys dyddiad yr ymweliad a’r wybodaeth sy’n ofynnol;
- heb fod yn hwyrach na chwe wythnos cyn yr ymweliad, mae’r sefydliad yn cyflwyno adroddiad byr i’r Asiantaeth sy’n crynhoi:
- y pethau a wnaeth i ddelio gyda’r argymhellion yn yr adroddiad adolygiad sefydliadol;
- y pethau a wnaeth i ddelio gyda’r argymhellion mewn adroddiadau gan gyrff proffesiynol, statudol a rheoliadol ers yr adolygiad;
- unrhyw newidiadau mawr yn strwythur a threfn y sefydliad ers yr adolygiad;
- unrhyw ddatblygiadau strategol allweddol (er enghraifft, mewn dysgu ac addysgu, ehangu cyfranogaeth, gwaith ymchwil neu reoli gwybodaeth) ers yr adolygiad;
- lle bo’n berthnasol, unrhyw ddatblygu trefniadau cydweithrediadol gyda sefydliadau partner neu gyrff eraill ers yr adolygiad;
- bwriadau’r sefydliad i ddatblygu trefnau sicrhau ansawdd ymhellach a hybu cyfleoedd dysgu.
Os bydd y sefydliad eisiau gwneud hynny, gellid cyflwyno amrediad cyfyngedig o ddogfennaeth gefnogi gyda’r adroddiad.
- ymweliad â’r sefydliad gan aelod o staff yr Asiantaeth. Nid yw’r ymweliad yn para mwy na diwrnod ac mae’n cynnwys:
- trafodaeth ffurfiol gydag un neu ddau o staff uwch y sefydliad sydd â chyfrifoldeb am ansawdd a safonau;
- cyfle i ddarllen adroddiadau adolygu mewnol perthnasol a gynhyrchwyd yn ystod y tair blynedd ers yr adolygiad, ynghyd â’r holl adroddiadau perthnasol gan gyrff proffesiynol, statudol a rheoliadol;
- cyfle i ystyried amrediad o ddefnydd wedi’i gyhoeddi yn ymwneud ag ansawdd a safonau, yn cynnwys gwybodaeth a gyhoeddwyd ar wefan y sefydliad.
- o fewn wyth wythnos i’r ymweliad, cyflwyno adroddiad byr i’r sefydliad yn disgrifio casgliadau’r Asiantaeth am y datblygiad a wnaed ers yr adolygiad blaenorol ac yn amlygu’r cryfderau a’r gwendidau a wêl yn y cynlluniau cyfredol a chynlluniau’r dyfodol ar gyfer sicrhau a gwella ansawdd. Ni chaiff yr adroddiad yma ei chyhoeddi. Darperir copi ar gyfer CCAUC.
6 Ni all proses adolygu canol y gylchred ddiweddu gydag argymhellion neu benderfyniad bod beirniadaethau’r tîm adolygu blaenorol i gael eu haddasu neu eu diwygio.
7 Os bydd adolygiad canol y gylchred yn dangos bod yna anawsterau allai fod yn rhai difrifol mewn perthynas â rheolaeth y sefydliad o’i ansawdd a’i safonau, gallai’r Asiantaeth benderfynu y dylai dau adolygydd ac aelod o staff yr Asiantaeth wneud adolygiad canol cylchred pellach. Os bydd yr ail ymweliad yn dangos bod yna faterion sy’n achosi pryder difrifol nad yw’r sefydliad yn delio â nhw’n foddhaol, gallai’r Asiantaeth, mewn ymgynghoriad â CCAUC, ddod â dyddiad yr adolygiad nesaf yn ei flaen.
Adroddiadau datblygiad
8 Dylai adroddiadau datblygiad a gynhyrchir gan sefydliadau sy’n cael adolygiadau yn ail hanner y gylchred chwe blynedd cyntaf fod yn debyg yn eu cynnwys i’r rheini a gynhyrchwyd ar gyfer adolygiadau canol y gylchred. Dylent gynnwys crynodeb o’r gweithrediadau a wneir i ddelio ag argymhellion yr adroddiad archwiliad blaenorol ac o adroddiadau gweithrediadau a gafwyd gan yr Asiantaeth ers yr archwiliad.
9 Mae’r Asiantaeth yn gofyn am yr adroddiadau dair blynedd cyn dyddiad yr adolygiad sefydliadol, a chânt eu hystyried gan un o gyfarwyddwyr cynorthwyol yr Asiantaeth. Ni cheir ymweliad. Mae’r broses yn cynnwys ystyried gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus am y sefydliad, yn cynnwys yr wybodaeth a gyhoeddwyd gan y sefydliad ei hun ar ei gwefan.
10 Canlyniad y broses yw ymateb byr i’r sefydliad gan yr Asiantaeth. Mae’r ymateb yn rhoi sylwadau am y datblygiad a gafwyd yn ôl yr hyn a welir ers yr archwiliad diwethaf ac mae’n nodi unrhyw bwyntiau sydd i dderbyn ystyriaeth bellach. Ni chaiff yr ymateb ei gyhoeddi. Darperir copi i CCAUC a, maes o law, i’r tîm adolygiad sefydliadol.
11 Os bydd yr adroddiad datblygiad yn codi materion o bryder difrifol nad yw’r sefydliad fel petai’n delio â hwy’n foddhaol, fe allai’r Asiantaeth, mewn ymgynghoriad â CCAUC, ddod â dyddiad yr adolygiad nesaf yn ei flaen.
Atodiad J: Safonau proses ac egwyddorion gweithrediadol yr Asiantaeth
Cefndir
1 Mae dull yr Asiantaeth o weithredu adolygiadau sefydliadol yn defnyddio ymarferion a safonau proses a ddatblygwyd ac a wellhawyd gan ei gyrff blaenorol. Ers i’r cyrff hynny ddechrau eu gwaith, mae ymarferion da mewn archwilio (wedi eu harwain gan y safonau a gyhoeddwyd o ymarferion archwilio) a gofynion yn ymwneud ag atebolrwydd a llunio adroddiadau, wedi datblygu’n sylweddol. Mae’r Asiantaeth yn cydnabod bod rhai o’r safonau proses y mae wedi eu defnyddio yn y gorffennol wedi bod yn ensynedig yn hytrach na bod yn glir ac yn agored, ac y dylid tanategu’r broses adolygu sefydliadol gyda datganiad mwy eglur am safonau proses ac egwyddorion gweithrediadol.
2 Wrth ddatblygu ei hegwyddorion gweithrediadol a’i safonau proses, mae’r Asiantaeth wedi ystyried yr egwyddorion sy’n tanategu safon atebolrwydd cyfres AA1000 a Saith Egwyddor Bywyd Cyhoeddus a ddatblygwyd gan y Pwyllgor Nolan.
Egwyddorion
3 Nod yr Asiantaeth yw cadw a hybu nifer o egwyddorion cyffredinol yn lefelau strategol a lefelau gweithrediadol ei gwaith. Dyma’r egwyddorion:
- Cynwysoldeb – ystyried anghenion y grwpiau budd-ddeiliaid i gyd a hybu eu cyfranogaeth mewn agweddau o waith yr Asiantaeth.
- Didwylledd - gonestrwydd yng ngwaith a dulliau’r Asiantaeth, er mwyn datblygu ymddiriedaeth a hyder ymysg budd-ddeiliaid, ac i ddarparu gwybodaeth am waith yr Asiantaeth i’r cyhoedd ehangach.
- Atebolrwydd – i ddangos bod yr Asiantaeth yn defnyddio eu hadnoddau’n effeithiol a chywir; yn gwneud ei gwaith yn onest ac yn ddiduedd; ac yn sicrhau bod budd-ddeiliaid yn gallu dibynnu ar yr wybodaeth a ddarperir.
- Amseroldeb – yr angen am weithredu rheolaidd, systematig ac amserol ymhob proses ddarparu adroddiad er mwyn cefnogi penderfyniadau’r Asiantaeth a’i budd-ddeiliaid.
- Cyffelybrwydd – defnyddio profiadau’r Asiantaeth ei hun a chyfundrefnau eraill fel ffordd o sicrhau gwybodaeth ar gyfer gwaith yn y dyfodol.
- Perthnasedd – sicrhau bod yr wybodaeth a ddarperir gan yr Asiantaeth yn ddefnyddiol i, ac wedi ei deall gan, y budd-ddeiliaid i gyd.
4 Mae’r egwyddorion yma wedi eu defnyddio i ddatblygu safonau proses eglur ar gyfer adolygiad sefydliadol, y mae eu manylion wedi eu cyhoeddi ar wefan yr Asiantaeth (www.qaa.ac.uk).
Mecanweithiau sicrhau ansawdd
5 Mae’r Asiantaeth wedi ei hymrwymo i fonitro a gwerthuso ei pholisïau, ei threfnau a’i phrosesau’n rheolaidd er mwyn sicrhau eu bod nhw’n gredadwy bob amser ac i wella ei pherfformiad yn barhaol mewn ymateb i’r canlyniadau. Mewn perthynas ag adolygiad sefydliadol, mae’r ymrwymiad yma’n cynnwys rhoi’r cyfle i gyfranogwyr yn y broses, yn cynnwys myfyrwyr, ddarparu adborth ffurfiol am eu profiadau.
Atodiad K: Telerau penodol Cynllun Iaith Gymraeg yr Asiantaeth mewn perthynas â’r broses adolygiad sefydliadol
Adolygiad sefydliadol
1 Wrth gynllunio, gweithredu a darparu adroddiad am adolygiadau sefydliadol yng Nghymru, mae’r Asiantaeth wedi ei hymrwymo i drin y Gymraeg a’r Saesneg ar sail gyfartal. Mae’r Asiantaeth hefyd yn ymrwymedig i gyrraedd y disgwyliadau sydd gan bobl ohoni mewn perthynas â rhoi statws cyfartal i’r ddwy iaith. Mewn unrhyw adolygiad mewn sefydliadau addysg uwch yng Nghymru, mae’r Asiantaeth yn cydnabod hawl unrhyw berson, yn cynnwys myfyrwyr, i siarad gyda’r tîm adolygu yn y Gymraeg. Mae’r Asiantaeth hefyd yn cydnabod hawl unrhyw aelod dwyieithog o dîm adolygu yn ystod adolygiad yng Nghymru i siarad yn y Gymraeg. Mewn sefyllfaoedd o’r fath bydd yr ASA yn darparu adnoddau cyfieithu ar y pryd. Os na fydd hynny’n ymarferol, bydd yr aelod o staff neu’r adolygwr yn darparu crynodeb neu gyfieithiad o’r hyn a ddywedodd o/hi yn y Saesneg.
2 Yn y cyfarfodydd adolygu-cynllunio cychwynnol gyda sefydliadau addysg uwch mae’r Asiantaeth yn sicrhau bod y Cyfarwyddwr Cynorthwyol penodedig yn canfod beth yw’r ddewis iaith a fynegwyd gan y sefydliad ar gyfer gweithredu’r adolygiad. Mae’r Cyfarwyddwr Cynorthwyol yn trafod gyda’r sefydliad pa elfennau o’r broses adolygu sydd i gael eu gweithredu yn y Gymraeg, gan ystyried bod posib defnyddio gwasanaethau cyfieithu ar y pryd i hyrwyddo hynny. I bwrpasau’r ymweliad cychwynnol gan y Cyfarwyddwr Cynorthwyol, bydd yr Asiantaeth yn canfod, drwy gyfathrebiad dwyieithog gyda’r sefydliad, i ba raddau y bydd yr ymweliad cychwynnol hwnnw wedi ei weithredu’n ddwyieithog.
3 Bydd yr Asiantaeth yn ceisio penodi adolygwyr ac ysgrifenwyr adolygu sy’n ddwyieithog. Bydd ei threfniadau ar gyfer hysbysebu a phenodi yn cael eu diwygio i gefnogi’r amcan yma i bwrpasau adolygiad yng Nghymru.
4 Yn dilyn cytundeb gyda’r Asiantaeth ynglyn â pha elfennau o’r adolygiad fydd wedi’u gweithredu’n ddwyieithog, bydd sefydliadau’n derbyn gwahoddiad i gyflwyno i’r Asiantaeth, yn unol â’r sgediwl arferol, fersiynau dwyieithog o’r dogfennau allweddol sy’n tanategu’r broses adolygu, e.e. y ddogfen hunan-werthusiad. Y sefydliadau ddylai benderfynu a fydd unrhyw ddefnydd atodol sy’n cefnogi’r ddogfennaeth allweddol wedi ei ddarparu’n ddwyieithog hefyd.
5 Bydd yr Asiantaeth yn gwneud trefniadau i ddarparu gwasanaeth cyfieithu ar y pryd ar gyfer y gweithgareddau adolygu hynny y mae’r Asiantaeth a’r sefydliad addysg uwch wedi cytuno i’w gweithredu’n ddwyieithog. Bydd yn talu costau’r gwasanaeth hwnnw hefyd. Fel arfer, mae’r trefniadau yma’n digwydd pan fydd adolygwyr yn cyfarfod â grwpiau o staff o’r sefydliad addysg uwch y mae un neu fwy ohonynt yn dewis cyfranogi yn y Gymraeg.
6 Mae’r Asiantaeth yn cydnabod bod rhai sefydliadau addysg uwch yn fwy nag eraill yng Nghymru yn gweithredu mewn cyd-destun ac ethos lle mae gan y Gymraeg a’r Saesneg werth cyfartal yn eu gweithgareddau arferol. Mae’r Asiantaeth yn parchu hyn ac yn bwriadu penodi ysgrifenwyr adolygu dwyieithog i hybu gweithrediad esmwyth y broses adolygu mewn sefydliadau o’r fath.
Mae manylion llawn
Cynllun Iaith Gymraeg
yr Asiantaeth
ar gael
ar ei gwefan
(www.qaa.ac.uk).
Top